De coronapandemie is een bijzondere tijd. We voelen de consequenties van het coronavirus en de impact op onze voltallige maatschappij. Zo staat er onder andere enorme druk op de zorg en GGD’s. Die druk is dermate toegenomen dat extra handen dringend nodig zijn. Want de GGD’s kampen met gigantische uitdagingen in de planning door de enorme schaal waarop er coronatests en bron- en contactonderzoek moeten kunnen plaatsvinden. Samen met Vlirdens is de GGD de uitdaging aangegaan om die planning rondom COVID-19 succesvol te maken.
Planning GGD
Lange tijd werkten GGD’s met hun eigen manier van plannen, een methode die niet perse perfect was, maar voldeed in de tijd vóór corona. Maar zoals voor velen, en dus ook de GGD’s, werd duidelijk dat er tijdens deze pandemie andere regels gelden. Er is geen sprake van een geleidelijke transitie naar een nieuwe situatie. Integendeel, GGD’s zien hoe hun wereld keer op keer op de kop wordt gezet door de beleidsveranderingen omtrent corona: de snelheid waarmee bron- en contactonderzoek moet plaatsvinden, de benodigde vergroting van (personeels)capaciteit om gehoor te kunnen geven aan het beleid voor coronatesten, en de enorme snelheid waarmee (snel)teststraten moeten worden opgetuigd. Ja, de GGD’s hebben er hun handen vol aan.
Juist in zo’n enerverende periode valt of staat succes met het vermogen om in te spelen op de enorme uitdaging die voorhanden ligt. In dit geval met een goede personeelsplanning, beseffen de GGD’s ook zelf. En zo geschiedde, vertelt Raymond de Wit, managing consultant bij Vlirdens: “Om het kort door de bocht te beschrijven werden wij gebeld door de GGD met ‘Help!’. Ze hebben een enorme uitdaging en expertise op workforce management en planning nodig. Bij voorkeur is dit een andere oplossing dan Excel”, zegt hij met een knipoog.
Inventariseren planning GGD
Maar het simpelweg vervangen van een Excel-bestand door een hypermodern planningssysteem is niet de oplossing, want, zoals Raymond vertelt: “Software is het sluitstuk van succesvol workforce management. De afspraken rondom de software zijn leidend. Om tot een succesvolle (software-)oplossing te komen voor de personeelsplanning tijdens COVID, is het belangrijk om helderheid te verkrijgen in het huidige proces: hoeveel uur is personeel beschikbaar; op welke dagen; wat is de termijn voor het samenstellen van een verlofrooster; en ga zo maar door. Wat duidelijk naar voren is gekomen is dat deze processen te vaag en breed zijn, en dat dat niet optimaal werkt, zeker niet voor de planning tijdens COVID.”
Aan de slag
“Het is onze taak om als eerste stap inzicht en overzicht te geven. Daarom hebben we een capaciteitsplan met de GGD’s opgesteld met wat is er nu nodig, wat iets later en wat over meerdere maanden vanaf nu?”, aldus Raymond. Dat proces is niet eenvoudig, blijkt uit de woorden van de managing consultant: “We kunnen niet beschikken over historische data en moeten dus alles vanaf nul opbouwen.”. Daarom komen er logischerwijs veel vragen naar boven bij de vakspecialisten van Vlirdens. “Maar juist die vele vragen bieden de GGD’s de kans om te reflecteren op hun eigen processen en capaciteit.”
De impact van corona
“Het verkregen inzicht onderstreept alleen maar hoe groot de impact van de pandemie op de planning van de GGD is”, deelt Raymond. En zijn woorden zijn niet overdreven. Ter illustratie: sommige GGD’s zijn bijna verdubbeld in medewerker aantallen. Tijdens COVID zijn er in verschillende regio’s rond de 300 nieuwe collega’s bij gekomen, een verdubbeling van het personeel. “Dit zijn ongekende aantallen en die hebben logischerwijs enorme consequenties voor de personeelsplanning en de gehele planning van de GGD. Het is daarmee eens te meer duidelijk waarom de GGD’s dringend hulp nodig hebben met het optimaliseren van het planningsproces”, aldus Raymond. Concreet betekent die enorme toename van personeel dat taken van personeel veranderen. Dat managers veel zwaarder belast worden en er een toenemend gebrek aan inzicht is. Externe expertise is daarom onmisbaar.
Best practices en flexibiliteit
Waar Vlirdens bij de eerste GGD vanaf nul heeft opgebouwd, neemt de organisatie de opgedane kennis en expertise mee naar de volgende GGD. “We leren meer en meer over de GGD en kunnen steeds sneller nieuwe regio’s oppakken”, vertelt Raymond. Toch is de ene GGD de andere niet. Regio’s kunnen zelf andere keuzes maken dan andere regio’s, maar soms worden keuzes bepaald vanuit bijvoorbeeld gemeenten. Daarom is het essentieel om samen te zitten met alle betrokkenen. Ook de contactcenters die de GGD’s ondersteunen bij bron- en contactonderzoek.
“We moeten zorgen dat de ‘learning route’ zo kort mogelijk is en om die reden is het zo belangrijk om met alle stakeholders contact te hebben. Zeker om flexibel te kunnen blijven moeten we over zoveel mogelijk kennis en expertise beschikken.” Want denk bijvoorbeeld aan de opzet van de teststraten. “Wij horen vaak vanuit de media het nieuwe beleid voor de planning tijdens COVID, bijvoorbeeld dat er binnen bepaalde regio’s nieuwe teststraten moeten worden opgezet. Juist dan is het belangrijk samen te komen en dan pas verder te gaan.”
Volwassenheidsniveau planning GGD
Dus hoe ver is de GGD nu gekomen? Vlirdens definieert volwassen workforce management als volgt: de kunst en wetenschap van het juiste aantal medewerkers op de juiste plaats, op het juiste moment, om het werkaanbod af te handelen binnen de gestelde servicedoelstellingen tegen minimale kosten.
Om tot dat niveau te komen onderscheidt Vlirdens verschillende factoren die daar invloed op hebben. “We onderscheiden proces, mens en techniek. We meten van die drie onderdelen of ze in een ad hoc, herhaalbare, gestandaardiseerde of gemanagede fase zitten”, vertelt Raymond.
Ad hoc betekent kortweg dat er geen duidelijke structuren en processen zijn voor workforce management. De herhaalbare fase betekent dat men in staat is een eerder verricht ‘trucje’ nog eens toe te passen. Een gestandaardiseerd proces houdt in dat in nieuwe situaties gebruikgemaakt kan worden van afspraken en processen die eerder gedefinieerd zijn. Het ‘managed’ niveau betekent dat er nog vóór een nieuwe situatie zich aandient, duidelijke wijzen zijn waarop workforce management ingeregeld moet worden. “De wet van de zwakste schakel bepaalt dat de laagste score op de drie onderdelen geldt voor het geheel. De GGD is inmiddels van ad hoc in transitie naar herhaalbaar, met de missie om zelfs gestandaardiseerd te worden.”
Een mijlpaal
En die transitie is indrukwekkend, vindt ook Raymond. “We hebben in zo’n korte tijd zo ontzettend veel samen met de GGD’s kunnen realiseren. Het enthousiasme kan daarin weleens ten koste gaan van het organisatorische proces. Soms is een pas op de plaats maken het beste dat je kunt doen. Daarnaast hebben we ook te maken met politieke en maatschappelijke druk. Wij voelen direct de gevolgen van nieuw politiek beleid. Een stip aan de horizon bepalen is moeilijk als het beleid zo snel verandert. Zeker ook omdat alle GGD’s zelfstandig zijn en eigen manieren hebben om bepaalde processen te managen. Het voelt daarom als een overwinning dat wij de GGD’s in zo’n korte tijd zo vooruit kunnen helpen om in te spelen op de uitdagingen die de coronacrisis met zich mee brengt.”
En die positieve noot zingt verder door in de sluitende woorden van Raymond. “Hoe hectisch en druk het ook is, vakinhoudelijk is dit enorm interessant. Dat we met de planning van de GGD’s samen een bijdrage kunnen leveren aan de maatschappij geeft veel voldoening. Want daar staan we voor: impact maken, voor onszelf, de klant en de klant van de klant. Wij willen dat men echt ervaren heeft dat wij er zijn geweest.”
Lees hier een interview met Sjaak de Gouw, directeur GGD met landelijke portefeuille Corona.
