Planningsuitdagingen bij Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden in tijden van Corona

De coronapandemie heeft bij alle GGD’s voor gigantische uitdagingen gezorgd. Zo ook bij de GGD van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM). Professionals van Vlirdens worden sinds mei 2021 ingezet om te helpen met de coronaplanning. Het team roosterplanning waar de Vlirdens professionals deel van uitmaken zorgt voor de (capaciteits)planning van bron- en contactonderzoek, het testen en de vaccinatie- en boostercampagnes. WFM-professional Gido Hofstra vertelt over de uitdagingen die hij daar ziet.

Voor Gido is VGGM niet zijn eerste klus bij een GGD. Eerder hielp hij ook bij GGD West-Brabant en verving hij een collega bij GGD Amsterdam. Nu, bij VGGM, gaat Gido verder met waar hij al mee bezig was: ondersteunen bij een optimale capaciteitsplanning en het creëren van een goede forecast. Ditmaal in een deels coördinerende rol.

De uitdagingen bij GGD VGGM

Want er liggen nogal wat uitdagingen bij VGGM; de hulp van Vlirdens is immers niet voor niets ingezet. “In mei werd er flink opgeschaald in de vaccinatiecampagne. Het bestaande team roosterplanning had niet genoeg capaciteit om dit op te pakken. Planmen is in dit gat gesprongen.  Met name voor het opzetten van een efficiënte vaccinatiecampagne was de hulp van Vlirdens noodzakelijk. Die hulp kwam ook goed van pas bij de onlangs grotendeels afgeronde hectische boostercampagne”, vertelt Gido.

De grootste uitdaging in deze fase was personeel, deelt Gido. “Het prikken zelf hebben we inmiddels goed voor elkaar. Maar het vinden van personeel om mensen met een medische indicatie te consulteren is een uitdaging. Daar is gespecialiseerd personeel voor nodig die niet altijd meteen beschikbaar is.” Dit valt ook samen met de onverwachte start van de boostercampagne. “Doordat er vrij ‘spontaan’ besloten werd te starten met boosteren, misten wij de aanloopperiode om ons voor te bereiden. Gelukkig zijn we die hobbels in de weg inmiddels alsnog overgekomen.”

Vooruitblik

Maar Gido benadrukt dat we er nog niet zijn en hoe VGGM vooruitkijkt. “De boostercampagne is snel gegaan, maar we zitten nu volop in de afschaling en de wisselende vraag bij testen. Dit brengt ook weer de nodige uitdagingen met zich mee. Waar het één dus afschaalt, wordt het volgende opgeschaald. Dat is eigenlijk continu het verhaal tijdens de coronaplanning”, deelt Gido, die verwacht dat het flexibele op- en afschalen voorlopig nog stand houdt.

Het onderstreept ook het belang van borging van de stappen die er nu al gezet zijn. “Ik ben heel trots dat we bij VGGM de capaciteitsplanning op poten hebben gekregen. Dit was er eerst helemaal niet. Door die belangrijke mijlpalen goed te borgen creëren we nu en in de toekomst rust.”

Samen

Gido sluit af door het belang van samenwerking in het proces te benadrukken. “Er is een grote saamhorigheid tussen alle planners bij VGGM; we zijn echt een club geworden. En niet alleen met de planners, denk ook aan de samenwerking met de lijn en de andere ondersteunende afdelingen binnen VGGM, om nog maar te zwijgen over al het personeel in de frontlinie. Het is echt een team effort. Zonder elkaar hadden we niet al deze bergen kunnen verzetten.”

Ramona Gal, projectleider Bedrijfsbureau Coronaorganisatie bij VGGM, voegt toe: “Ons doel is om vooruit te kijken in de planning. Je wilt plannen op de lange termijn. De grootste uitdaging tijdens de coronapandemie is dat we enerzijds die forecast willen maken, maar tegelijkertijd gigantisch wendbaar moeten zijn op de korte termijn. Hoe we die uitdaging zijn aangegaan met Vlirdens ben ik erg trots op.”