Vakantieplanning in de zorg. Een hele uitdaging- Vlirdens

Dit jaar is op z’n zachtst gezegd anders dan andere jaren. Het succesvol opstellen van roosters en planningen in de zorg is door de COVID-crisis uitdagender dan ooit te voren. Niet zo vreemd dus dat nog maar weinig organisaties bezig zijn met de vakantieplanning voor de zomerperiode. Bij Vlirdens zien we dat het rondkrijgen van de planning in de vakantieperiode ieder jaar een moeilijke puzzel is, laat staan dit bijzondere jaar. De verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorg (VVT) en ziekenhuizen kennen jaar in jaar uit dezelfde dilemma’s: je gunt medewerkers een welverdiende vakantie, maar wilt ook patiënten, cliënten en bewoners optimale zorg blijven verlenen. Dit zorgt ieder jaar voor kopzorgen en met de coronapandemie wordt het er dit jaar bepaald niet gemakkelijker op. Zorginstellingen kunnen een helpende hand gebruiken, vinden Catja de Voogd en Jorien van den Heuvel, beiden Principal Consultant bij Vlirdens en verantwoordelijk voor respectievelijk de VVT en ziekenhuizen. Hoe kijken zij naar dit onderwerp?

VVT versus Ziekenhuizen

Een eerste thema is een andere kijk op de vakantieplanning, vertelt Catja: “In de VVT wordt vaak per team bekeken hoeveel medewerkers er op vakantie kunnen. De vraag moet echter zijn hoeveel medewerkers er nodig zijn om goede zorg te blijven leveren, in plaats van hoeveel medewerkers er weg kunnen. Hierbij moet je niet alleen rekening houden met de aangevraagde vakanties, maar ook met andere afwezigheid. Denk aan zieke medewerkers of collega’s die in verwachting zijn of raken. Om niet voor verrassingen te komen te staan is goed vooruitkijken essentieel. Ook nu het moeilijk is daar tijd voor te vinden door de druk op de roosters en dagelijkse sturing door Covid.

Natuurlijk wil je als organisatie graag gehoor geven aan vakantiewensen van personeel en zoveel mogelijk medewerkers op vakantie laten gaan. Immers, als er één ding duidelijk is: zorgpersoneel heeft de afgelopen maanden haar vakantie dubbel en dwars verdiend. Maar desondanks moet je ook tijdens de aankomende zomermaanden voldoende formatie hebben, niet alleen kwantitatief (in uren), maar ook kwalitatief (de juiste deskundigheidsniveaus). De zorg mag niet te kwetsbaar worden. Dat raakt namelijk niet alleen de bewoners en cliënten, maar ook de medewerkers die achterblijven. Zij krijgen het dan extra zwaar. Wij zien over de gehele zorgsector organisaties hiermee worstelen. En doordat veel personeel afgelopen jaar heeft doorgewerkt tijdens de crisis is er een stuwmeer aan verlof meegenomen naar dit jaar. Dit maakt het rondkrijgen van de vakantieplanning er niet makkelijker op.”

En hoe zit dat dan in ziekenhuizen? Jorien vertelt: “In de basis zien we in het ziekenhuis hetzelfde. Alleen wordt er normaliter in de zomer met reductieweken gewerkt voor electieve zorg, enerzijds door een lager aantal patiënten in de zomerperiode, anderzijds omdat medewerkers ook toe zijn aan vakantie. Het lastige bij ziekenhuizen is dat de piek van de vakantie niet op elke afdeling hetzelfde is en ziekenhuizen tegelijkertijd integraal werken: meer poli’s leiden tot meer operaties en meer operaties leiden weer tot meer patiënten op de IC en in de klinieken. Ziekenhuizen kampen daarom met de uitdaging om reductieweken goed op elkaar af te stemmen, om beddensluiting en het afzeggen van operaties te voorkomen. De vakantieplanning wordt vaak op afdelingsniveau opgesteld. Er wordt dan onvoldoende rekening gehouden met de impact op andere afdelingen en de zorg die daar verleend wordt. Afdeling overstijgend naar vakanties kijken en daar keuzes in maken is moeilijk. En daar zit natuurlijk direct de diepere oorzaak van de uitdagingen rondom de vakantieplanning: nog meer de tijd nemen om echt goed verder en breder te kijken dan de eigen afdeling en, zoals Catja al aangaf, tijdig te anticiperen op de beschikbare capaciteit. Vakantieplanning wordt dan echt onderdeel van integrale capaciteitsplanning. De patiënt en kwaliteit van zorg moeten voorop staan, maar tegelijkertijd blijft het gewoon moeilijk om nee te zeggen tegen het vakantieverzoek van een medewerker van wie je weet dat het privé lastig is om te werken tijdens de zomerperiode vanwege kinderen. Het evenwicht vinden tussen die strategische blik en de menselijke kant is waar het om draait.”

Hulp bij de vakantieplanning

Lerend vermogen

Het valt zowel Catja als Jorien op dat de zomervakantie een terugkerend knelpunt is. “Jaar na jaar zien we dat teamleiders onaangenaam verrast zijn wanneer er een medewerker wegens ziekte of zwangerschap uitvalt, of vlak voor de zomervakantie een andere baan heeft gevonden en vertrekt. De vakantieroosters waren aanvankelijk rond en ineens ontstaan er grote gaten.”

“De evaluatie van de vakantieperiode is vaak erg ‘hoog over’ en wordt niet cijfermatig onderbouwd. Zo ontbreekt er vaak een vergelijking tussen de opgenomen vakantie-uren en de inzet van vakantiehulp- en uitzendkrachten. Ook de kwaliteit van zorg en eventueel productieverlies zijn moeilijk meetbaar en het is een uitdaging hier consequenties aan te verbinden en erop te sturen. Het is daarom ook belangrijk om met een goede forecast te werken en duidelijke KPI’s (red: prestatie indicatoren) af te spreken. Alleen zo kun je als organisatie objectief beoordelen hoe een vakantieperiode is verlopen. Zo voorkom je ook dat je volgend jaar weer in dezelfde situatie terecht komt”, vertelt Catja.

Vooruitkijken

Bij ieder professioneel planproces is het essentieel om verder vooruit te kijken. Kennis van het verleden wordt gebruikt als voorspeller van de toekomst. Alles is namelijk tot op zekere hoogte voorspelbaar. Kijk bijvoorbeeld naar verlof, verzuim en verloop. Zeker op organisatieniveau zijn op deze onderwerpen bijna altijd trends te zien. Het is belangrijk om die kennis voor de planning te gebruiken. Om dit proces goed te kunnen ondersteunen zijn echter ook de juist tools nodig, die niet vanzelfsprekend al aanwezig zijn. Het blijft daarom vaak kunst- en vliegwerk om een afdeling overstijgend overzicht te krijgen en daar de juiste conclusies aan te verbinden.

Catja: “Wij helpen organisaties met het maken van SMART-plannen voor de aankomende jaren. We willen af van de conclusie ‘We hebben het weer nipt gered, en we gaan weer door’ en merken dat organisaties dit ook willen. Wij willen helpen bij het concreet maken van een plan voor de vakantieperiode dat tijdig tevoorschijn gehaald en gevolgd kan worden. Dit geeft rust in de vakantieplanning, en dat is juist dit jaar nóg belangrijker.”

Jorien vult daarop aan: “Het is wel belangrijk om je te realiseren dat naast de juiste instrumenten en plannen ook mensen nodig zijn die de materie rondom personeelsplanning echt goed begrijpen. We zien dat het resultaat oplevert als organisaties investeren in expertise op het gebied van capaciteitsplanning.”

Hulp bij de vakantieplanning

Capaciteitsplanning op de lange termijn

Vlirdens heeft veel ervaring met capaciteitsplanning in de VVT en ziekenhuizen. Hierbij maakt Vlirdens gebruik van “de schijf van zes”, een model dat alle aspecten van de planning omvat en ontwikkeld is in samenwerking met Nyenrode Business Universiteit. We denken mee over een strategische formatieopbouw van teams waarbij ook rekening gehouden wordt met bijvoorbeeld verschillende levensfases van medewerkers en wat dit betekent voor de planning gedurende het jaar. We maken dat heel concreet. Een capaciteitsplan waarin meerdere maanden vooruitgekeken wordt draagt bij aan het oplossen van de roosterknelpunten tijdens de vakantieperiodes. Met een team van grotendeels ouders van schoolgaande kinderen sta je natuurlijk automatisch voor een grote uitdaging tijdens de schoolvakantie. Bij een team met relatief veel medewerkers van 50-plus concentreert de vakantiepiek zich meestal juist in september. Een team met een mix van levensfases en gezinssituaties geeft minder snel dit soort knelpunten in het rooster.

“Dit vraagt om het maken van keuzes en bedenken van creatieve oplossingen in de opbouw van de formatie, denk bijvoorbeeld aan het aanbieden van grote contracten aan net-afgestudeerden met als voorwaarde dat zij in de schoolvakanties geen vrij nemen. Deze medewerkers worden toegevoegd aan een team van medewerkers met jonge kinderen, die zo juist de vrijheid krijgen om schoolvakanties vrij te nemen. Hier kan tegenover staan dat zij op hun beurt de kortere diensten oppakken, zodat ze onder schooltijden kunnen werken en geen opvang nodig hebben. Levensfasebewust HR-beleid dus!”, zegt Catja.

Keuzes durven maken!

Tot slot zegt Jorien: “Totdat de formatieopbouw stabiel genoeg is om gedurende het hele jaar de kwaliteit van zorg te kunnen leveren die je als organisatie wilt, blijft het belangrijk om ook moeilijke keuzes te durven maken. Een ‘buffer’ van medewerkers is het hele jaar door nodig. Wij helpen je bij het toewerken naar een positieve blik op- en vertrouwen in de toekomst met een succesvolle planning. Om dit werkelijkheid te maken, moeten er ook voor de lange termijn keuzes gemaakt worden. Daarin denken wij met je mee, zeker nu. Laat ons vooruitkijken, zodat jullie je op het nu kunnen focussen. Met de juiste kennis, kunde en tooling werken we samen toe naar een duidelijk doel: kwaliteit en continuïteit van zorg, en rust en voorspelbaarheid in de roosters, ook tijdens corona, én in vakantietijd!