Vandaag begint de
vakantieplanning van 2022

De inzet van personeel tijdens de zomervakantie 2021 is voor veel organisaties niet gewenst verlopen. Op diverse plaatsen is overgegaan op noodscenario’s, zoals niet begrote inzet van (dure) externe krachten, inzet van lager gekwalificeerde arbeid of zelfs het stoppen van productie. De vakantieplanning van 2022 moet anders.

De tekorten waren voor iedereen merkbaar. Zoals de wachttijden bij contact centers, de extra vraag van inzet van mantelzorgers en het sluiten van bedden in de zorg. Waar is het misgegaan en hoe kan dit voorkomen worden?

Wat ging mis bij de vakantieplanning 2021?

COVID-19 heeft organisaties genoodzaakt hun dienstverlening aan te passen, andere prioriteiten te stellen en de medewerkerplanning aan te passen. De focus is komen te liggen op korte termijn planning waardoor het ontwikkelen en implementeren van bijvoorbeeld capaciteitsplanning vertraging heeft opgelopen en een sluitende vakantieplanning minder aandacht heeft gekregen.

Inmiddels liggen de schoolvakanties 2021 achter ons. Vlirdens ziet over alle branches heen onverminderd aanzienlijke tekorten. We hebben gemerkt dat het de meerderheid van operationeel managers niet is gelukt om te anticiperen en op tactisch niveau tijdig de juiste acties in te zetten. Deels vanuit vertrouwen dat de tekorten nog ingelopen konden worden en deels vanuit terughoudendheid voor een “teveel” aan formatie in de zomermaanden met als gevolg een financiële overschrijding. Pas in juni, toen de daadwerkelijke werkroosters bekend waren en er concreet zicht was op de hoeveelheid openstaande diensten, ontstond een gevoel van urgentie. Dit was te laat om bij te sturen, anders dan het inzetten van noodscenario’s waaronder het extra inplannen van medewerkers en het afschalen van de werkzaamheden.

Het resultaat weten we. Budgetten zijn overschreden door inzet van externe krachten, producties zijn stil gelegd en de kwaliteitstandaard is lang niet altijd meer gehaald. Hoe voorkomen we dat dit wederom gebeurt in 2022?

De vakantieplanning van 2022. Voorkomen is beter dan genezen.

Te denken dat Covid volgend jaar voorbij is en dat de planning van de zomermaanden daardoor wel goed komt is te makkelijk. Hopelijk hebben we aanzienlijk minder last van Covid, echter de nasleep zal nog lang duren. Er wordt een piek aan geestelijke gezondheidsklachten verwacht door de prestatiedruk van afgelopen anderhalf jaar. Er moeten achterstanden worden weggewerkt en er is opgepot verlof.

Om gedurende de vakantieperiode 2022 aan de capaciteitsvraag te kunnen voldoen binnen de gestelde financiële kaders moeten letterlijk nu stappen worden ondernomen. Dit zal worden bereikt door het prognosticeren en borgen van capaciteit, zowel kwantitatief als kwalitatief. Minimale bezettingseisen moeten worden bepaald, net als de flexruimte- en behoefte. En wellicht moet een vakantiereglement worden herzien. Bovenal is structureel goed inzicht nodig in vaste bezetting, flexibele capaciteit en verlofspreiding. Zorg nu voor een goede vakantieplanning van 2022.

Wil je inzet van noodscenario’s voorkomen en een goede vakantieplanning hebben voor 2022? Vlirdens helpt graag.