10 situaties om te starten met capaciteitsplanning

Capaciteitsplanning biedt in veel gevallen voordeel voor de organisatie. Hier zijn 10 praktijksituaties die een goede aanleiding zijn om te starten met capaciteitsplanning.

Formatietekort
In veel sectoren is er een tekort aan formatie. Wanneer je een tekort ervaart in de formatie is het belangrijk om enerzijds de beschikbare medewerkers zo efficiënt mogelijk in te zetten op het werkaanbod. Anderzijds betekent dit keuzes maken in klantvraag en prioriteiten aanbrengen: wat pak je nu wél op en wat moet even wachten? Capaciteitsplanning ondersteunt hierbij en helpt om de keuzes door te vertalen in de roosters.
Vakantieperiode is lastig rond te krijgen
Is er elk jaar ‘gedoe’ over de vakantieplanning? Onverwachte tekorten en kwaliteit dat niet geleverd kan worden? Capaciteitsplanning helpt om vroegtijdig de wensen van de medewerkers en de klantvraag op elkaar af te stemmen en te anticiperen op de behoefte aan flexibiliteit. Het maakt duidelijk hoe groot je flexbehoefte is, welke kwaliteit/functies je nodig hebt en hoeveel medewerkers met vakantie kunnen.
Opleidingen en/of kwaliteit staan onder druk
Er is een opleidingsbudget afgesproken op jaarbasis maar de medewerkers hebben geen tijd om hun training te volgen. Hierdoor worden de kwalificaties niet behaald en gaat de kwaliteit van de dienstverlening achteruit. Middels capaciteitsplanning worden de opleidingsuren in de planning gezet en kunnen vroegtijdig acties worden ondernomen om de bezetting te garanderen.
Iedereen wil op dezelfde dagen vrij
Heb je op woensdagmiddag of vrijdag een tekort aan beschikbare formatie? Capaciteitsplanning brengt de beschikbaarheid van medewerkers in kaart op zowel jaar, periode, week en dagniveau. De ‘wensenmix’ van de medewerkers brengt duidelijkheid over de haalbaarheid van alle individuele wensen.
Moeilijk om zieke medewerkers te vervangen
Heb je veel last van onverwachte openstaande diensten door zieke medewerkers? Door te starten met capaciteitsplanning wordt je geholpen om het ziekteverzuim op de lange termijn in kaart te brengen en hier vooraf in de planning rekening mee te houden.
Weinig uitwisseling tussen afdelingen
Wil je de interne flexibiliteit tussen teams versterken? Capaciteitsplanning helpt doordat je vroegtijdig en op een transparante manier aan iedereen kan uitleggen wat de toegevoegde waarde is van teamflexibiliteit. Je kan daarbij tevens aangeven welke flexmogelijkheden al zijn benut en welke uitruil de teamflex biedt voor beide teams.
Flexpool kan niet leveren
Het is de meest gehoorde klacht over flexbureaus: ‘het flexbureau kan de openstaande diensten niet vullen’. Capaciteitsplanning helpt de afdelingen met het in kaart brengen van de flexbhoefte en vroegtijdig de diensten uit te vragen. Doordat de afdelingen hun flexaanvraag vroegtijdig helder hebben, kan het flexbureau vroegtijdig anticiperen op de aanvragen.
Hoge werkdruk voor medewerkers
Hebben de medewerkers last van ‘hollen en stilstaan’? Is de werkdruk te hoog? Een goede voorspelling van het werkaanbod en afstemming op de beschikbare capaciteit voorkomt een te hoge werkdruk bij de medewerkers en geeft rust en voorspelbaarheid in het rooster. Capaciteitsplanning is daarmee onmisbaar bij het terugdringen werkdruk en ziekteverzuim.
Terugdringen overtredingen van de ATW
Schendingen van de arbeidstijdenwet (ATW) kunnen komen door gebrek aan kennis omtrent de normen van de ATW. Vaak zien we echter dat het ook komt door adhoc roosterverstoringen en bewust overtreden van de normen vanwege ‘noodzakelijk belang’. Met capaciteitsplanning ga je alle planbare roosterverstoringen in een vroegtijdig stadium in het rooster verwerken. Hiermee ontstaat rust in de roosters en worden ATW overtredingen voor een groot deel voorkomen.
Jaarurensystematiek (JUS) beter benutten
Wil je meer gebruik maken van de JUS en dus meer flexibiliseren met de inzet van vaste medewerkers over het jaar? Capaciteitsplanning is hét instrument om de vaste medewerkers flexibel in te zetten en mee te laten bewegen met de zorgvraag.

Capaciteitsplanning biedt in de genoemde 10 gevallen ondersteuning en inzicht voor een betere afstemming tussen vraag en aanbod. Capaciteitsplanning verbetert de kwaliteit voor de klanten en biedt uiteindelijk meer rust en voorspelbaarheid voor de medewerkers. Kortom: starten met capaciteitsplanning levert voordelen voor zowel de medewerkers, de klant als de organisatie.

Meer over starten met capaciteitsplanning

Capaciteitsplanning is een breed vakgebied waar veel over wordt geschreven. Lees verder over dit thema of bekijk hoe Vlirdens hierbij helpt.

Artikelen

Ondersteuning Vlirdens

Wil je direct contact met Vlirdens om van gedachte te wisselen over capaciteitsplanning in jouw organisatie?
Bel 088 – 825 25 25 of stel ons jouw vraag.