Flexibele schillen geven
grip op personeelskosten

Met flexibele schillen kun je de personeelscapaciteit laten meebewegen met fluctuaties in de klantvraag. In dit artikel lees je hoe flexschillen hierbij kunnen helpen en hoe je grip houdt op de personeelskosten.

Wat zijn flexibele schillen?

Flexschillen zijn een metafoor voor verschillende ‘type’ medewerkers die je nodig hebt om te kunnen bewegen met de personeelscapaciteit. Om in te spelen op de dynamiek in de klantvraag, heb je een grote diversiteit in de personeelsformatie nodig. Zo kun je op elk moment opschalen en afschalen als het werkaanbod daar om vraagt en altijd de juiste kwaliteit medewerkers beschikbaar hebben.

Hoe werkt het schillenmodel?

De kern van het schillenmodel is dat er onderscheid gemaakt wordt tussen verschillende vormen van personele inzetbaarheid. Iedere groep medewerkers kent zijn eigen schil en daarmee ook zijn eigen contracten, formatie, roosterafspraken en flexibiliseringsmogelijkheden. Hiermee creëer je per schil en voor het totaal, een optimale flexibiliteit.

Voordeel van flexibele schillen

1. De vaste kern

De kern van het schillenmodel bestaat uit het vaste team. Dit zijn veelal medewerkers met een arbeidscontract voor onbepaalde tijd, zij werken in een basisrooster en vormen het fundament van de afdeling. De omvang van deze groep is wisselend en afhankelijk van o.a. de aard en dynamiek van het primaire proces en de behoefte aan flexibiliteit.

2. Teamflex

De teamflex bestaat uit medewerkers in de vaste kern die flexibel ingezet worden binnen het eigen team. Een eerste voorbeeld hiervan is de jaarurensystematiek (JUS) waarbij de gewerkte arbeidsduur wordt berekend op jaarbasis en niet langer op week- of maandbasis. Dit geeft ruimere mogelijkheden om (binnen de kaders van de ATW) te fluctueren met de inzet en in te spelen op (seizoens-) patronen.

Een tweede voorbeeld is vaste teammedewerkers met een min-max contract. Deze medewerkers kunnen tijdelijk meer werken om een piek op te vangen in het werkaanbod of een ziektedienst over te nemen.

Een derde voorbeeld is overwerk. Ook overwerk is een vorm van teamflex die met mate kan worden ingezet en binnen de normen van de ATW/CAO.

Om de kwaliteit en continuïteit van het werkproces te borgen is het voor veel afdelingen belangrijk om een substantieel deel van de flexibiliteit binnen het vaste team te organiseren en hier de contractafspraken en formatie op in te richten.  

3. De flexpool

De flexpool bestaat uit medewerkers die in dienst zijn van de organisatie maar niet verbonden zijn aan één afdeling of team. Zij kunnen flexibel ingezet worden bij verschillende afdelingen en zo hun eigen rooster en diensttijden creëren. Medewerkers in deze schil kennen diverse roosterafspraken en verschillende contractvormen zoals een 0-uren contract, een min-max contract of een contract voor bepaalde tijd. Het zijn opnieuw flexschillen binnen het grotere schillenmodel. Deze vorm van flexibilsering biedt zowel voor de werkgever als de werknemers veel voordelen.

De formatie van de flexpool bestaat uit een bepaald percentage van de teamformatie. Alle teams staan een x% van het teambudget af aan de centrale flexpool.

De verhouding vaste/flex kan verschillen en is afhankelijk van de flexstrategie van de organisatie. Hier ter illustratie een aantal voorbeelden:

• 95% vast / 5% flexibel : De medewerkers van de flexpool worden ingezet voor onverwachts, kortdurende uitval binnen de teams.
• 80% vast / 20% flexibel: De flexpool wordt ingezet voor het opvangen van langdurige uitval door ziekte, verlof en opleiding/training. Kortdurende uitval binnen de 48 uur worden door de vaste kern opgevangen.
• 70% vast / 30% flexibel: Het team zorgt voor de minimale bezettingseisen en álle personele uitval wordt opgevangen door de flexpool. Ook een eventuele piek in het werkaanbod komt voor rekening van de flexpool.

4. Externe flex

De laatste schil bestaat uit alle overige flexibele arbeidsrelaties die ingezet kunnen worden om afstemming te realiseren tussen vraag en aanbod. Hierbij kun je denken aan ZZP’ers, payrolling, arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd en uitzendwerk. Deze vorm van flexibiliteit is vaak duur en legt een groot beslag op het teambudget.

Poolmanagement: het managen van de flexibele schillen

Wanneer de organisatie gebruik maakt van het schillenmodel, is het van belang een goede analyse te maken van de grootte van de schillen. Hiermee wordt bedoeld de formatie in FTE, maar ook de percentages van het totale budget dat per schil ingezet mag worden. Door dit planmatig te organiseren via een goede capaciteitsplanning en diverse scenario’s, ontstaat grip op de personeelsplanning en wordt voorkomen dat teambudgetten worden overschreden.

Daarnaast is het interessant om het schillenmodel te koppelen aan HR en keuzes te maken voor o.a. werving & selectie, opleiden en behouden van medewerkers binnen elke schil.

Wil je meer lezen over het beheren van de flexpool? Lees hier: 10 tips voor een goed werkende flexpool

Randvoorwaarde voor succesvolle flexibele schillen

De implementatie van flexschillen brengt de nodige uitdagingen voor de organisatie. Het verschuiven van formatiebudget, het verplaatsen van teammedewerkers naar de pool en het werven van flexmedewerkers geeft vaak veel onrust.

Het is belangrijk om alle uitdagingen rond het schillenmodel op tijd te herkennen en draagvlak binnen de organisatie te creëren. Een integrale benadering van flexibiliteit waarbij rekening gehouden wordt met de wensen van de medewerkers én de kaders vanuit de organisatie is een belangrijke voorwaarde voor succes. Wanneer gewerkt wordt vanuit een gezamenlijke visie op flexibiliteit en personele inzet zijn er echter mooie resultaten te behalen!

Meer over flexibiliteit

Vlirdens heeft veel ervaring met het analyseren en opzetten van flexschillen, het inrichten van flexpools en aansturen van een flexbureau. Wil je graag meer weten over het opzetten van een flexbureau of over andere flexibiliteitsvormen?

Wil je direct contact met Vlirdens om van gedachten te wisselen over flexibiliteit in jouw organisatie? Bel 088 – 825 25 25 of stel ons jouw vraag.

Stel jouw vraag