Planning maken:
10 tips voor een personeelsrooster

Hoe maak je een planning en personeelsrooster?

Als planner is het best ingewikkeld om een planning en personeelsrooster te maken. Waar begin je? En hoe zorg je dat het rooster tegelijkertijd voldoet aan alle criteria zoals : normen ATW, wensen van de medewerkers, contracturen, teamafspraken etc. Het is een hele puzzel!

In dit artikel krijg je 10 gouden tips voor het maken van een planning/rooster. Deze tips werken als een stappenplan die je kunt hanteren voor het maken van een rooster.

10 gouden tips voor een personeelsrooster

1. Check het voorgaande rooster:
   Controleer het rooster van de voorgaande periode om te zien hoe het rooster er uit ziet qua weekendverdeling en aansluiting arbeid/rust tussen vorige en nieuwe periode.
2. Inplannen vaste gegevens:
   Start met het roosteren van de vaste gegevens: diverse overleggen, opleidingen, harde roosterwensen, langdurig zieken en medewerkers met vaste taken/rollen.
3. Inplannen periode gegevens:
   Plan de gegevens in die specifiek zijn voor deze periode: verlof, zachte wensen, éénmalige overleggen en onverwachte curcusdagen.
4. Diensten inroosteren:
   Hierbij gelden de kaders en afspraken zoals afgesproken. De hoofdregel bij een personeelsrooster is ‘van moeilijk naar makkelijk’:
   – Dienstsoort: eerst de weekenddiensten, dan de nachtdiensten, de vroege diensten en als laatste de dagdiensten;
   – Contractomvang: eerst de grote contracten en dan de kleine contracten;
   – Flexibiliteit: eerst de mensen met veel wensen/inzetbeperkingen en dan mensen zonder wensen.
5. Sturen op uren:
   Medewerkers met minuren worden extra ingepland, diensten uitplannen bij medewerkers met plusuren.
6. Sturen op eerlijke verdeling:
   Verdeel de ‘vervelende’ diensten volgens de afspraken binnen het team: gelijke verdeling of naar rato van aantal weekenddiensten, nachtdiensten, late diensten of drukke diensten.
7. Oplosssen van openstaande diensten:
   Bedenk creatieve oplossingen voor openstaande diensten die passen bij het team en de werkzaamheden (bv. hogere functies inplannen op lagere functies, halve weekenden werken, zachte wensen vervallen).
8. Sturen op openstaande diensten:
   Indien er openstaande diensten blijven bestaan in het personeelsrooster, kan hier binnen de kaders en gemaakte afspraken, op gestuurd worden: bv minimale bezetting ipv gewenste bezetting, goede spreiding van openstaande diensten over de dagen, lange diensten inplannen en de korte vervallen). De openstaande diensten kunnen ook meegenomen worden bij de flexstrategie, in- en uitleen, de dagsturing.
9. Rooster bespreken met verantwoordelijke:
   Het ontwikkelde rooster bespreken met de teamleider of verantwoordelijken. Hierin benoem je lastige keuzes die je gemaakt hebt en alle afwijkende oplossingen bij het maken van het rooster. Ook de openstaande diensten worden besproken. De teamleider is verantwoordelijk en geeft commitment op het ontwikkelde rooster.
10. Personeelsrooster publiceren:
    Het ontwikkelde rooster wordt kenbaar gemaakt aan de medewerkers. Dit moet voor de wettelijke publicatiedatum of de CAO bepaling gebeuren.

Meer over planningen en roosters

Vlirdens ondersteunt organisaties bij het opstellen van een roosterbeleid, basisroosters en het tijdelijk ondersteunen van de planning. Meer weten?  Lees dan de volgende artikelen

Een vraag?

Wil je weten hoe wij jouw organisatie helpen? Bel 088 – 825 25 25 of stel ons jouw vraag.