Excel voor workforce management essentieel

Marc van Gerwen, senior consultant bij Vlirdens, heeft zowel privé als zakelijk een helder doel: “Ik wil mensen beter maken en in staat stellen zelflerend te zijn.” Een filosofie die hij uitdraagt op het voetbalveld als keeperstrainer, maar ook in zijn rol als senior consultant bij Vlirdens. Daar helpt hij niet alleen bedrijven met workforce managementprocessen in WFM software, maar ook met het slim gebruik van Excel. Hierbij is het doel de kennis over te dragen om hen zelf in staat te stellen die processen in te richten. Excel-kennis voor workforce management is in zijn ogen essentieel.

Van Gerwen adviseert over het volledige WFM-proces. “In mijn inmiddels ruim dertigjarige loopbaan heb ik keer op keer gezien hoe mensen in een rol als planner terechtkomen en verdwaald raken in die rol.” Wat Van Gerwen daarin vaak opvalt is hoe er omgegaan wordt met een tekort aan kennis van Excel, dat toch vaak naast WFM software wordt gebruikt. “Iemand vraagt vaak om het capaciteitsplan in Excel te zetten, waarop de persoon die de taak gekregen heeft zich afvraagt: ‘hoe doe ik dat?’.”

Daarmee raakt Van Gerwen een belangrijk probleem: “Er wordt vaak iemand naar voren geschoven voor WFM die goed logisch kan nadenken, zonder dat er goed beoordeeld wordt wat het basisniveau in Excel is. Dat schiet vaak tekort.” Van Gerwen voegt daaraan toe dat dit een probleem is die niet alleen bij de medewerker ligt, maar ook bij de teamleider. “Als de teamleider ook niet over een bepaald basisniveau in Excel beschikt, dan is het heel moeilijk om te bepalen hoe je optimaal je capaciteitsplan in Excel moet opstellen. Uiteraard zijn er software oplossingen die helpen een capaciteitsplan op te stellen. De praktijk is echter dat hiervoor vaak Excel wordt gebruikt, juist omdat men in de veronderstelling verkeerd dat daar veel kennis van aanwezig is.”

Dingen lostrekken

Wanneer dit soort problemen zich voordoet is het belangrijk om elementen los van elkaar te zien en ook verschillende personen verantwoordelijk te maken voor specifieke onderdelen, vindt Van Gerwen. “Vaak willen bedrijven alles wat met WFM te maken heeft op één hoop gooien, zoals data, rapportages, formules in Excel, noem het maar op. Maar die onderdelen zijn wezenlijk anders, ondanks dat ze met elkaar te maken hebben. Juist een goed basisniveau in Excel betekent ook dat je beter in staat bent te zien welke elementen van het capaciteitsplan los van elkaar gezien moeten worden.”

Excel-kennis voor workforce management in huis brengen en houden

Maar hoe los je zo’n kennistekort dan op? “Vaak wordt er voor gekozen om een externe partij in te huren om tekorten in kennis op te vangen of fouten in Excel-formules op te lossen, zonder dat die kennis daarna wordt overgedragen. Juist die kennis overdragen is zo belangrijk”, zegt Van Gerwen.

Het is wat Van Gerwen betreft essentieel dat een externe expert niet alleen helpt met de inrichting van het capaciteitsplan in Excel, maar ook dat deze helpt bij het trainen van het personeel om het werk zelf te kunnen doen. “En dit geldt ook voor teamleiders. Medewerkers moeten met hun teamleiders hun bevindingen na zo’n training, die ook helemaal niet duur hoeft te zijn, kunnen bespreken, zodat je elkaar verder kunt helpen. Je stimuleert op deze manier ook een ‘self-learning curve’. De investering in een basisniveau in Excel levert zo enorm veel op.”

Stabiliteit in WFM

Bovendien neemt het investeren in Excel-kennis bij meerdere personeelsleden en teamleiders ook kwetsbaarheid in WFM weg. “Als de collega die verantwoordelijk is voor WFM besluit een andere stap te maken en zijn/haar werk over moet dragen, dan kan na die overdracht blijken dat met het vertrek van die collega ook een belangrijk stuk kennis heen is gegaan. Door een goed basisniveau bij méérdere medewerkers neem je die kwetsbaarheid weg, ook bij verlof en ziekte. Goede Excel-kennis is de basis voor stabiel WFM.”

Meer over Excel en WFM

Wil je meer weten over workforce management i.r.t. Excel? Wil je weten welke kennis aanwezig is en welke niet? Lees dan onze andere artikelen of lees waarmee wij jou kunnen helpen.