Intelligente koersbepaling

Van willekeurig data verzamelen naar intelligente koersbepaling

Evaluatie van het planningsproces

Bij Vlirdens gebruiken wij de Schijf van Zes om het planningsproces goed in te richten. In de praktijk zien wij vaak dat dit model van boven naar beneden gevolgd wordt en dat de nadruk ligt op de eerste drie stappen. Dit wordt de uitvoerende fase genoemd met de stappen voorspellen, roosteren en bijsturen. In dit artikel willen wij aandacht geven aan de “andere kant” van de Schijf van Zes. Dat noemen wij de evaluerende fase met de stappen rapporteren, analyseren en adviseren. Het model is niet voor niets een cirkel, omdat we na de uitvoerende fase ook de resultaten én de afwijkingen in kaart willen brengen, zodat wij daar iets van kunnen leren voor de volgende cyclus.

Wat is WFI?

Workforce Intelligence is een innovatie die ontstaat op het snijvlak tussen business intelligence, data analytics en workforce management. Het doel van WFI is een voortschrijdende verfijning van data en informatie over het planningsproces. Hiermee kan het juiste inzicht, op het juiste moment, aan de juiste persoon gegeven kan worden. Om te kunnen evalueren en rapporteren over het planningsproces begin je met het verzamelen van allerlei meetgegevens. Je wilt deze gegevens omzetten in relevante inzichten door middel van analyses, maar uiteindelijk vooral in actiegerichte adviezen. Dit is het doel van wat wij binnen Vlirdens workforce intelligence zijn gaan noemen.

De voordelen

Met workforce intelligence kun je steeds sneller vooruitkijken door gebruik te maken van real-time data. Hiermee kun je leidend laten zijn in het beslissingsproces van je organisatie. Door andere middelen te gebruiken zoals interactieve dashboards kun je eenvoudiger complexe scenario’s schetsen. Ook is het met de juiste statistische methoden mogelijk om toekomstige afwijkingen helder in kaart te brengen. Je merkt dan dat de kwaliteitsverbetering niet meer gericht hoeft te zijn op eenvoudig doelen halen, maar op het bepalen én volgen van een strategische koers.
De combinatie van workforce management en business intelligence zorgt voor de koersbepaling in de organisatie.

Koersbepaling in de scheepvaarts

Om de kracht van koersbepaling te beschrijven, willen we een vergelijking maken met de ontwikkeling van koersbepaling in de scheepvaart. Eeuwen geleden moesten we dicht langs de kust varen om maar niet verloren te raken op de open zee. Om meer houvast te krijgen, zijn we ons gaan richten op het maken van kaarten en het vastleggen van historische gegevens. We gebruikten de sterrenhemel voor oriëntatie en ijkpunt voor onze zelfgemaakte hulpmiddelen. Door te weten waar we ons bevinden in de tijd, kunnen we via de sterren bepalen waar we op zee zijn. Door te weten waar we eerder waren, kunnen we een lijn uitzetten waar we naar toe willen gaan. Vervolgens kunnen we handelingen uitvoeren om ook daadwerkelijk die richting op te gaan. Zo konden we steeds verder uit de kust varen en nieuwe gebieden ontdekken.

GPS-systeem voor WFM

Wij kunnen een vergelijkbare ontwikkeling ook laten plaatsvinden in het WFM-proces. Misschien ontbreekt het nu nog aan de juiste kaarten of zijn er zoveel verschillende doelen te behalen waardoor de koers een onrealistische expeditie wordt. Toch zijn er mogelijkheden om een eigen GPS-systeem voor workforce management te ontwikkelen!

Door alle data in een organisatie aan elkaar te koppelen en hier real-time inzichten uit te halen, worden afwijkingen direct gesignaleerd. Waar organisaties voorheen verdwaalden in een wirwar van mogelijke KPI’s, die met een lage frequentie worden gemeten, kan nu vrijwel direct worden geanalyseerd én bijgestuurd. Dit maakt het mogelijk om een snel bewegende organisatie toch op de gewenste koers te houden.

Kwaliteit verbeteren in de praktijk

Om een voorbeeld te geven hoe wij deze innovatie binnen Vlirdens vanuit een theoretisch kader aan het inrichten zijn, beschrijven wij nu vier vergelijkingen die wij succesvol toepassen bij organisaties om de kwaliteitsverbetering in hun planproces op gang te brengen. Deze vier vergelijkingen zijn afgeleid van de kwaliteitscirkel van W. Edwards Deming, dat ook aan de basis staat van de Schijf van Zes.

1. Organiseren versus uitvoeren

Ten eerste bekijken we het verschil tussen wat we zeggen dat we gaan doen en wat we ook werkelijk aan het doen zijn. We plannen bijvoorbeeld medewerkers in op een productieve taak, maar in werkelijkheid nemen ze een betaalde pauze. Is dit iets wat we willen? Als het antwoord nee is, wat kunnen we dan doen om dit te veranderen? Dit betekent overigens niet meteen een verandering in aansturing, maar kan ook betekenen dat je het rooster anders in elkaar moet zetten. Deze vergelijking geeft al snel inzicht in zaken die we niet of anders willen zien. Door het verschil hier kleiner te maken, ontstaat er gevoel van CONTROLE.

2. Inventariseren versus organiseren

Ten tweede benoemen we het verschil tussen wat we ons voornemen in te zetten en welke middelen we werkelijk gaan inzetten. Zo namen we ons voor om vandaag maximaal 400 uur aan personeel in te zetten, maar uiteindelijk hebben we 500 uur in het rooster gezet. Door het verschil hier kleiner te maken, wordt het beeld dat je afgeeft van je organisatie BETROUWBAAR.

3. Uitvoeren versus controleren

Als we controle hebben en betrouwbaar zijn, is de volgende stap dat we de verschillen beter weten te verklaren. We zijn in staat definities van wat we inzichtelijk maken, te verscherpen en we snappen welke oorzaken er achter afwijkingen liggen. Door die oorzaken aan te pakken, verbeteren we onze ACCURATESSE.

4. Controleren versus inventariseren

Als we controle hebben, betrouwbaar en precies zijn, dan zijn we in staat de juiste beslissing met het grootste rendement uit te voeren. Ook op lange termijn wordt het stellen en volgen van een koers eenvoudiger. Doordat we bijvoorbeeld de benuttingsgraad van de aanwezige uren goed in beeld hebben én consequent aansturen op 80% aanwezigheid, zijn we steeds opnieuw in staat het volledige potentieel van onze medewerkers te benutten!

De nieuwe kaartenmakers

Het wordt tijd dat we onze kaarten en strategische koers in workforce management scherper maken door de juiste gegevens met elkaar te vergelijken en moderne middelen te omarmen. Doordat we onze “kaarten” verrijken, kunnen we laten zien welke obstakels er in de nabije toekomst verschijnen op onze ingezette koers. Door gegevens geautomatiseerd te verwerken en moderne middelen in te zetten bij analyse, wordt het steeds sneller mogelijk om bij te sturen als uit één van de vier vergelijkingen blijkt dat er een afwijking ontstaat.

Vlirdens ziet hier de meerwaarde ontstaan van workforce intelligence, een innovatie op het snijvlak tussen business intelligence, data analytics en workforce management. Het is nu de tijd om de oude sterrenkaarten en sextant in het WFM-proces te vervangen door een modern GPS-systeem. Wij helpen je graag met het ontwikkelen van een koers en bijbehorend systeem voor jouw organisatie.
_S