088 - 825 2525 
De terugverdientijd van een workforce management verbeterproject hangt samen met de omvang van het project. “Een optimaal workforce managementproces leidt tot rendement op de personeelscapaciteit van minstens vijf procent en soms wel tien procent. Het inhuren van externe expertise helpt organisaties om die optimalisatie te maken. Het rendement bij inhuur van professionals ligt vaak zelfs nog hoger.”, stelt Arthur Helwegen, workforce managementconsultant bij Vlirdens.
Helwegen heeft jaren ervaring met workforce management bij verschillende grote organisaties en werkt inmiddels vier jaar voor Vlirdens als workforce managementspecialist. De afgelopen jaren is hij ingehuurd door uiteenlopende opdrachtgevers om hun workforce management op te zetten en in te richten. Hij richt zich vooral op het ‘bouwen’ van strategische personeelsplanning, maar blijft ook in het beheerproces een tijd betrokken bij de klant. “Bij de meeste trajecten die ik onder mijn hoede heb gekregen, ben ik een jaar tot anderhalf jaar betrokken gebleven. Dat is min of meer de minimale periode voor het structureren van een workforce managementafdeling”, vertelt Helwegen.
Duur van een detacheringsproject
Hij voegt toe dat de exacte duur dat hij betrokken is ook samenhangt met de omvang van de organisatie. Zo heeft hij een grote organisatie met 2.500 formatieplaatsen begeleid met het stroomlijnen van de workforce managementafdeling. Bij deze opdrachtgever waren zes à zeven medewerkers dagelijks bezig zijn met de trafficwerkzaamheden (dagsturing). “Dat is complexer dan bedrijven van een veel kleinere omvang. Ik ben bij deze opdrachtgever dan ook lang in het proces betrokken geweest.”
Maar de duur van een detacheringsproject hangt ook samen met het niveau van de planning bij aankomst. Daarover zegt Helwegen: “Als het grotendeels ontbreekt aan een planningstructuur, dan is er uiteraard veel tijd nodig om tot een strak lopende workforce managementafdeling te komen.”
Groei rendement bij inhuur
De inhuurperiode heeft bovendien te maken met het doel van de detacheringsopdracht. Wil een bedrijf de planning anders insteken? Of is er sprake van een gebrek aan planningscapaciteit bij de opdrachtgever? Om slechts wat voorbeelden te noemen. “Bij een gebrek aan planningscapaciteit draai je bijvoorbeeld mee in een team bij de opdrachtgever omdat die kampt met een tekort aan medewerkers of moeite heeft de juiste mensen te vinden”, aldus Helwegen. Bij dit soort trajecten ligt de nadruk dan ook minder op terugverdientijd. Je praat dan immers over inhuur van extra ondersteuning en niet per definitie over het invoeren van verbeteringen.
Maar ook bij een detacheringsopdracht gericht op het krijgen van meer grip op de operationele planning, liggen er kansen voor meer rendement. “Een tekort aan WFM capaciteit leidt tot ineffectieve inzet van medewerkers. De projecten waar ik afgelopen jaren betrokken bij ben geweest, resulteerden veelal in een rendementsgroei van circa vijf tot tien procent”, vertelt Helwegen. “Als voorafgaand- of tijdens de detacheringsopdracht het daadwerkelijke tekort aan kennis en kunde is geïnventariseerd kan het rendement en daarmee ook de terugverdientijd worden berekend. En uiteraard geldt hoe hoger het rendement bij inhuur, hoe korter de terugverdientijd.”
Verbeterkansen
De belangrijkste uitdaging bij inzet van externe expertise is het formuleren van de hulpvraag. Vaak weet de opdrachtgever wel duidelijk dat het workforce management verbeterd moet worden, maar ontbreekt het aan de helderheid hoe dat te doen. “Vanuit Vlirdens probeer ik de hulpvraag van de opdrachtgever verder uit te werken. De eerste stap bij ons plan van aanpak gaat dan ook om het helder formuleren van de probleemstelling. Waar zitten nu echt de knelpunten? Gaat dit om het WFM proces? De techniek? Of is er een gebrek aan kennis en/of kunde? Als je voor ogen hebt waar het probleem ligt, kun je ook meer zich krijgen op de verbeterkansen en het rendement bij inhuur.”
