Regie houden bij
uitbesteden van de planning

De regie houden over workforce managementprocessen is gigantisch belangrijk. Het succes van de planning hangt immers vaak direct samen met de resultaten van jouw bedrijf. Winst of verlies kan (in)direct toegeschreven worden aan hoe workforce management is ingericht. In dit kader vertelt manager outsourcing Rens Vossen over het regie houden bij uitbesteden. En dat het niet altijd aan te raden is workforce management uit te besteden.

Regie houden bij uitbesteden

“Het optimaal inrichten van workforce management is geen zwart-witverhaal. Het is niet vanzelfsprekend dat uitbesteden bij een expert de beste optie is. Er zijn ook redenen om workforce management binnenshuis te houden. Uitbesteden voelt bijvoorbeeld vaak als het uit handen geven van een stukje controle en directe invloed, terwijl het inrichten van de personeels- en capaciteitsplanning ook intern kan worden opgevangen, waar je wél directe invloed hebt”, vertelt Vossen.

Maar…

Hoezeer het ook lijkt dat je de regie uit handen geeft, is het tegendeel volgens Vossen waar. “Ook met een externe partner heb je regelmatig contact en kun je bijsturen. Ik zou zelfs zeggen dat je meer regie hebt over een externe expert dan een interne medewerker. Aan een interne collega zit je namelijk in meer of mindere mate vast en is er vaak sprake van subjectiviteit en een persoonlijke band. Die interne gevoeligheden zijn er extern niet. Extern is de modus simpel: er zijn keiharde afspraken waar een externe partij zich aan moet houden. Worden doelstellingen niet gehaald? Dan kijk je toch verder?”

Kosten en baten

Qua kosten is er ook allerminst sprake van een zwart-witverhaal, benadrukt Vossen. “Waar het op het eerste oog soms lijkt alsof externe expertise meer geld kost, wordt vaak vergeten dat je ook tijd, moeite en geld steekt in het aannemen, begeleiden en scholen van een medewerker. Die kosten verschillen soms nauwelijks.”

De afweging moet daarom zijn wat de kosten van uitbesteden opleveren. “Die afweging is bepalend voor het wel of niet uitbesteden van workforce management. Werk je bijvoorbeeld in een kleine organisatie? Dan is uitbesteden wellicht de beste optie, omdat je anders de planning misschien maar bij één persoon kunt leggen. Dit levert problemen op in vakantieperiodes en bij uitval. Voor een grote organisatie is er vaak een heel team beschikbaar”, deelt Vossen.

Toch kunnen zeker ook grotere organisaties baat hebben bij het uitbesteden van workforce management, stelt Vossen. “Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om binnen een groter team alleen een deel uit te besteden waar minder expertise op is.”

Wanneer je workforce management niet zou moeten uitbesteden

Toch zijn er redenen om workforce management niet uit te besteden, vindt Vossen. “De dagsturing is bij uitstek iets dat zich moeilijker leent om uitbesteed te worden. Je hebt zelf de korte lijnen en persoonlijke band met medewerkers. Extern is dat niet vanzelfsprekend en is er ook minder snel overwicht. Maar ondanks dat medewerkers sneller verantwoordelijkheid voelen bij hun eigen collega’s, zijn er ook tal van voorbeelden waarbij externen dezelfde korte lijnen hebben met hun indirecte collega’s. Het ontstaan van die band heeft alleen meer tijd nodig.”

Er zijn ook andere voordelen aan het intern houden van workforce management. “Wat dacht je van de data die nodig is voor forecasting en de planning? Intern kun je direct bij de juiste persoon de data verkrijgen en heb je niet het werk van het inregelen van de beveiliging van die data wanneer die extern moet worden opgehaald. Extern moeten hier formele afspraken over gemaakt worden. Dit hoeft echter geen belemmering te zijn als je bereid bent die afspraken te maken”, aldus Vossen.

Veel rendement maar wel stap voor stap invoeren

Hoewel uitbesteden niet voor alle situaties de beste oplossing is, zal het uitbesteden van workforce management in de meeste gevallen veel opleveren. Ook als dat betekent dat er meer formele afspraken gemaakt moeten worden. Daarmee kun je de regie houden bij uitbesteden. Vossen adviseert om daarbij klein te beginnen: “Hoe meer erbij komt kijken, hoe spannender het wordt. Stap voor stap uitbesteden zorgt voor een goede transitie tussen in- en extern en dan behoudt je de regie, nu en in de toekomst.”