8 Aandachtspunten voor zelfsturende teams

Waar moet je op letten als je wilt overgaan op zelfsturende teams? Wat zijn vanuit roosteren & plannen belangrijke aandachtspunten?

De invoering van zelfsturing of zelforganiserende teams moet niet worden onderschat. Het is meer dan een laag managers schrappen en de verantwoordelijkheden naar de teams brengen. Het heeft consequenties voor alle organisatieonderdelen en daarmee effect op klanten, medewerkers en organisatie.

Belangrijke aandachtspunten

Vlirdens kijkt vanuit de bril van workforce management naar zelfsturing. Vanuit WFM zijn er een aantal essentiële aandachtspunten en randvoorwaarden te noemen. Hier de belangrijkste.

1. Inrichten van alle stappen uit het planningsproces

Het planningsproces bestaat uit 6 stappen: forecasten, roosteren, dagsturing, rapporteren, analyseren en adviseren. Je moet alle stappen uit dit model inrichten wil je de planning optimaal in balans houden en steeds verbeteren. In de organisatie moeten afspraken gemaakt worden over de inrichting van de 6 stappen bij zelfsturende teams.

2. Maatwerk per team

Zelfsturing betekent maatwerk per team. Wat kan ieder team aan en welke wensen heeft elk team ten aanzien van rooster? Middels een WFM-cafetariamodel kunnen keuzes worden aangeboden waar elk team uit kan kiezen. Op basis van WFM Volwassenheid wordt per team een groeimodel opgesteld en ondersteuning geboden voor de gewenste richting.

3. Invoeren plandoelstellingen

Wanneer is het plannings- en roosterproces goed? Waar moet het aan voldoen? Belangrijk om voor elk onderdeel van het proces plandoelstellingen af te spreken. Dit geeft duidelijkheid aan alle stakeholders over verwachtingen en verbeteropdracht.

4. Alle rollen beleggen middels RACI

Wie accordeert, roostert, registreert, signaleert, rapporteert, analyseert in de nieuwe situatie? De rollen in het personeelsplanningsproces moeten duidelijk belegd worden. Stel een RACI op voor het ideale scenario en werk per team stap voor stap naar deze taakverdeling toe.

5. Organiseer centrale ondersteuning

Taken waar specialistische kennis voor nodig is moeten niet binnen een team neergelegd worden. Hiervoor kan beter een centrale Planbureau of Flexbureau worden ingericht met professionele planners. Deze planners hebben een adviserende, coachende en expert rol naar team, directie en ondersteunende diensten.

6. Continu blijven verbeteren

Het optimaliseren van de planning is een continue proces. Het is belangrijk om constant aandacht te blijven houden voor verbeteren en doorontwikkelen van de planning en roostering. Dit kan middels de PDCA cyclus die verwerkt zit in de Planningsschijf van 6.

7. Sturing middels BI-tooling

Zorg voor een goed WFM-dashbord per team, afgestemd op de eindgebruiker van personeelsplanning. Op dit dashboard kan ieder team zijn resultaten volgen in direct bijsturen als dit nodig is. Vertaling naar euro’s is hierin een pré zodat er verbinding is tussen finance en planning.

8. Gebruik adequate planningssoftware

De software voor het plannings- en roosterproces moet ondersteund aan het proces binnen de teams. Zorg voor een goede inrichting van de software die ook is afgestemd met andere gebruikte systemen in de organisatie.

Rol Vlirdens

Vlirdens ondersteunt organisaties bij het implementeren van zelfsturing, vormgeven van het planningsproces en het coachen van teams.

Wil je graag meer weten over zelfsturing? Lees dan een van de volgende artikelen:

Wil je direct contact met Vlirdens om van gedachte te wisselen over zelfroosteren of andere roostermethodieken in jouw organisatie? Bel 088 – 825 25 25