Zefroosteren biedt belangrijke voordelen voor zowel de medewerkers als de organisatie. Deze voordelen komen echter alleen tot uiting als de juiste randvoorwaarden voor zelfroosteren aanwezig zijn. In dit artikel staan de 8 belangrijkste randvoorwaarden op een rij.

De 8 randvoorwaarden voor Zelfroosteren op een rij:

Duidelijkheid over de doelstelling van zelfroosteren
Waarom gaat de organisatie over op zelfroosteren en wat willen ze ermee bereiken? Hoe sluit zelfroosteren aan op de visie van de organisatie en de huidige roostercultuur? Een heldere doelstelling geeft richting aan de implementatie, geeft de mogelijkheid om bij te sturen en de verandering te evalueren.
Goede inrichting van het implementatie proces
Het wijzigen van een roostermethodiek is een serieus verandertraject met vele stakeholders en afhankelijkheden. Het is belangrijk om oog te hebben voor alle verschillende belangen en de verwachtingen te managen. Een helder projectplan met een reële doorlooptijd en een pilot om eerst op kleine schaal ervaringen op te doen is hierin essentieel.
Inbedden in de praktijk van capaciteitsplanning
Zelfroosteren kan niet los gezien worden van een goede capaciteitsplanning. Vanuit de capaciteitsplanning ontstaan immers de kaders voor zelfroosteren, inzicht in bezettingseisen en inzicht in de flexibiliteitsbehoefte van het team. Pas wanneer vraag en aanbod in een capaciteitsplan op elkaar zijn afgestemd, kunnen de juiste keuzes gemaakt worden en kan een goed rooster gemaakt worden.
Goede organisatie van de flexibele inzet
Zelfroosteren kan alleen een succes worden als je vooraf goede maatregelen hebt genomen om de benodigde flexibiliteit te organiseren. Hoe ga je om met pieken in het werkaanbod, onverwachte afwezigheid van medewerkers of vakantieperiode? Een goede opvang van flexibiliteit is nodig om rust in het rooster te bewaken zodat medewerkers kunnen ‘bouwen’ op hun zelf gemaakte rooster. Zie hiervoor de volgende artikelen: Flexibele inzet van personeel en 7 Vormen van flexibiliteit in organisaties.
Duidelijke taak- en rolomschrijving voor de planner
Wanneer een organisatie overgaat op zelfroosteren blijft de rol van de planner onmisbaar. Dit betreft het operationele proces (rondes coördineren, kaders bewaken en knopen doorhakken) maar zeker ook in het tactische proces (capaciteitsplanning bijhouden, rapporteren, evalueren en proces verbeteren). Plannen is een vak en kan niet worden overgenomen door welwillende medewerkers die van puzzelen houden.
De teamformatie moet kwantitatief en kwalitatief op orde zijn
Wanneer in een team sprake is van onderbezetting en/of de functie- en contactmix niet is afgestemd op de gevraagde capaciteit, is het niet opportuun om te spreken over zelfroosteren. Zelfroosteren zou teveel tijd gaan kosten en medewerkers zouden teveel geconfronteerd worden met ad-hoc wijzigingen om de vereiste bezetting te garanderen. Eerst moet de kwaliteit van de personele capaciteit op orde zijn alvorens de medewerkers zélf verantwoordelijk kunnen zijn voor hun rooster.
Duidelijk roosterbeleid
Zelfroosteren vraagt om heldere spelregels voor het roosteren die door iedereen worden nageleefd. Het gaat om afspraken over een eerlijke verdeling van lusten & lasten maar ook om procesafspraken om te komen tot een zelf-rooster. Een duidelijk roosterbeleid voorkomt dat medewerkers oeverloos met elkaar gaan overleggen en zorgt voor helderheid in de verwachtingen naar elkaar. Lees hier meer over: 5 tips voor succesvol roosterbeleid
Passende software die het zelfroosteren ondersteund
Het verdiend aanbeveling om het zelfroosterproces te laten ondersteunen door geschikte planningssoftware. Dit vergemakkelijkt de matching en de communicatie tussen de teamleden. De juiste software moet hiervoor beschikbaar zijn en de inrichting van de software moet afgestemd zijn op de behoeftes van de organisatie.

Conclusie randvoorwaarden voor zelfroosteren

De voordelen van zelfroosteren komen alleen tot hun recht wanneer zelfroosteren als een onderdeel wordt gezien van een totaal WFM verandertraject. Zelfroosteren kun je niet ‘even op een vrijdagmiddag’ invoeren, maar vergt een integrale benadering van personeelsplanning. Dit betekent aandacht voor en inrichting van de volgende onderdelen:

Mens: taken, rollen en verantwoordelijkheden van de leidinggevende, het team, de individuele medewerkers en de planner(s);
Proces: het roosterproces, het flexproces, teamafspraken en de werkwijze per team;
Techniek: inrichting, autorisatie en gebruik van de roostersoftware.

Meer weten over zelfroosteren en zelfsturing?

Wil je graag meer weten over hóe je zelfroosteren kunt invoeren? Lees dan een van de volgende artikelen:

Artikelen

Ondersteuning Vlirdens

Wil je met Vlirdens van gedachten wisselen over zelfsturing of de vormen van zelfroosteren voor jouw organisatie? Bel 088 – 825 25 25 of mail naar info@vlirdens.nl.