De rol van de planner binnen zelfsturende teams

Wat gebeurt er met de rol van de planner als een organisatie over gaat op zelfsturende teams? Bestaat de rol van de planner nog of is deze in een zelfsturende organisatie overbodig?

Verschuiving van taken en verantwoordelijkheden

Zelforganisatie betekent een verschuiving in taken, rollen en bevoegdheden. Teams krijgen meer verantwoordelijkheden en meer zeggenschap in de uitvoering. Ook in het planningsproces gaan rollen verschuiven en moeten taken opnieuw belegd worden. Was de planner voorheen degene die alle roosters maakte en ervoor zorgde dat openstaande diensten ingevuld werden, nu kan het zo zijn dat een team hier zelf verantwoordelijk voor wordt.

Is de planner overbodig? NEE!

Word je als planner dan overbodig? Nee, zeker niet! Vlirdens ziet in de praktijk met name een verschuiving van operationele taken naar een meer tactische en adviserende rol binnen het planningsproces. De planner krijgt een coördinerende rol en kan zich veel meer richten op de langere termijn. Daarnaast biedt de planner ondersteuning aan de teams en bewaakt de kwaliteit van het roosterproces als geheel.

Een nieuw, zelforganiserend team beschikt vaak nog niet over de juiste competenties om een goed en gebalanceerd rooster op te stellen. Afhankelijk van de WFM-Volwassenheid en het groeiplan van het team, hebben teams ondersteuning nodig van een ervaren expert.

Aandachtspunten bij de nieuwe rol van de planner

De nieuwe rol van de planner als ‘interne WFM adviseur’ is niet gemakkelijk en kent een aantal belangrijke aandachtspunten:

Mandaat en positionering: Wat is je mandaat als planner? Wat doe je als teams jouw adviezen niet overnemen en daarmee budgetoverschrijdingen riskeren? Zorg dat je als planner positie krijgt binnen het proces van zelforganisatie en jouw mandaat voor iedereen duidelijk is.
Coachen van teams: Als planner ben je gewend om naar roosters te kijken. Vaak zie jij gaten, overtredingen en oplossingen die door de werkvloer niet direct opgemerkt worden. De kunst is dan om het team te coachen en hen de kennis aan te reiken die ze nodig hebben om te groeien.
Pro-actief ondersteunen van teams: Er zijn teams die geen ondersteuning vragen. Vaak zijn dit teams die niet de gehele planningsmethodiek overzien en alleen kijken naar het stapje ‘roosters maken’. Het is de kunst om jezelf als planner actief aan te bieden om zo de impliciete ondersteuningsvraag te achterhalen en het gehele planningsproces te bewaken.
Reflecteren met teams: Het is belangrijk dat zelforganiserende teams mogen leren van fouten die zij maken. De rol die je dan als planner kan hebben is samen te reflecteren over het proces en de onderlinge samenwerking. Hiermee verbeter je het planningsproces en kun je terugkerende fouten voorkomen.
Maatwerk naar teams: Zorg voor maatwerk voor de verschillende teams. Teams hebben een verschillende ondersteuningsbehoefte en dit kan ook in de loop van de tijd fluctueren doordat medewerkers in- of uitstromen. Zorg dat je voldoende tijd en formatie beschikbaar hebt om alle teams naar behoren te kunnen ondersteunen.
Belang van communicatieve vaardigheden: De nieuwe rol vraagt veel van de communicatieve vaardigheden van de planner. Je zult teams moeten begeleiden in het onderlinge gesprek, helpen om de juiste vragen aan elkaar te stellen en in het gezamenlijkheid besluiten nemen.

Conclusie: de planner is de schakel!

De planner vervult een onmisbare rol bij zelfsturende teams. Hij/zij is op tactisch niveau de schakel tussen het WFM-beleid van de organisatie en de uitvoering binnen het zelfsturende team. De planner komt daarmee meer aan de ‘voorkant’ van de planning en kan zo het planningsproces in de volle breedte ondersteunen. Het werk wordt meer divers en de planner gaat naar de teams meerdere rollen vervullen als expert, coach en adviseur.

Rol Vlirdens

Vlirdens ondersteunt organisaties bij het implementeren van zelfsturing, het vormgeven van het planningsproces en het begeleiden van de planners in hun nieuwe rol.

Wil je graag meer weten over zelfsturing? Lees dan een van de volgende artikelen of neem contact op met ons via 088 – 825 25 25.