Is het slim om zelfsturende teams ook zélf te laten plannen en roosteren? Wat zijn de taken van zelfsturende teams? Welke WFM-taken laat je niet door een zelfsturend team uitvoeren? Wij noemen 5 belangrijke aandachtspunten.

Wat zijn zelfsturende teams?

Zelfsturende teams betekent meer regie naar de medewerkers. De professionele autonomie van het team staat centraal en het team is gezamenlijk verantwoordelijk voor het eindresultaat. Het betekent een verschuiving van werkzaamheden en teams krijgen meer verantwoordelijkheden.

Verschuiven van taken naar zelfsturende teams

Zelfsturing betekent het verschuiven van rollen en taken. Het verschuiven van werkzaamheden zal voor bepaalde taken geen enkel probleem zijn. Als je naar de zorgsector kijkt dan kunnen de directe cliëntenzorg, het bewaken van de kwaliteit, het huishouden runnen, bestellingen doen, zorgen voor een mooie inrichting prima door verzorgenden worden gedaan.

Ook WFM-taken naar het team verschuiven?

Maar is het zelfsturende team ook in staat tot roosteren, het beïnvloeden van de productiviteit en beheren van het teambudget? Kunnen zij de verantwoordelijkheid hiervoor aan? Hebben ze hier voldoende kennis voor in huis en voldoende affiniteit mee? En wat als het mis dreigt te gaan? Hebben ze dat op tijd in de gaten en kunnen ze dan ingrijpen?

5 Aandachtspunten bij taken zelfsturende teams

Hoewel het beleggen van rooster- en planningstaken bij zelfsturende teams flinke voordelen heeft, zijn er ook risico’s aan verbonden. Vlirdens geeft benoemt vijf aandachtspunten voor het verschuiven van WFM-verantwoordelijkheden naar het team.

Plannen en roosteren is een vak en vraagt om specifieke competenties
Vroeger ging iemand die niet meer kon werken in het primaire proces “de planning er wel even doen”. Tegenwoordig kan dit niet meer. Er komt te veel bij kijken: kosten bewaken, analyse van het werkaanbod, kwaliteit borgen, productiviteitsnormen halen, flexibiliteit opvangen, persoonlijke voorkeuren van medewerkers meewegen, regelgeving bewaken, dealen met krapte op de arbeidsmarkt.
Het optimaal plannen van mensen en middelen is een vak op zich. Planning vraagt unieke competenties, vaardigheden en drijfveren die niet vanzelfsprekend aanwezig zijn bij medewerkers in het team.
Krapte op de arbeidsmarkt vraagt om functies die passen bij talenten en ambities
Zorgprofessionals zitten over het algemeen niet te wachten op allerlei regelactiviteiten. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt is het zelfs de vraag of je medewerkers van de werkvloer moet halen en wilt belasten met de planning. Zou je deze verzorgende en verpleegkundigen niet beter het werk laten doen waar ze voor zijn opgeleid en aangenomen?
Bij schaarse functies (zoals in de zorg) komt steeds meer aandacht voor taakherschikking: functies ontlasten door taken efficiënter te verdelen. Het doel is om de werkdruk bij deze functies weg te nemen en het werk passender en leuker te maken. Laat mensen in tekortberoepen het werk doen waar ze plezier uit halen. Zo krijg je functies die het beste passen bij hun talenten en ambities.
Plannen en roosteren binnen teams belemmert de efficiency en flexibiliteit
Plannen en roosteren is de laatste jaren steeds complexer geworden. Er is veel kennis en ervaring nodig om het gehele proces te overzien en aan de juiste knoppen te draaien om het proces te verbeteren. Het is inefficiënt om de specifieke kennis omtrent dit proces te versnipperen bij verschillende teams.
Daarnaast zien we in de praktijk dat zelfsturende teams de ‘wij-zij-cultuur’ kan versterken en teams minder bereid zijn om elkaar te ondersteunen. Inzet bij andere teams om roosterverstoringen op te vangen wordt steeds lastiger. De teams worden eilandjes en zijn genoodzaakt hun eigen flexibiliteit op te vangen. Het gevolg is dat de externe inhuur omhoog gaat en er een overschrijding van het budget komt.
Roosteren en plannen binnen het team vraagt veel tijd voor afstemming en overleg
Ervaring tot nu toe laat zien dat zelfsturende teams veel tijd kwijt zijn met informeren, overleggen en besluitvorming over het planningsproces. Het inventariseren van alle wensen, rond krijgen van de planning, invullen van openstaande diensten etc. vergt veel tijd. Dit komt deels door een slechte voorbereiding en forecast (capaciteitsplan ontbreekt), maar ook door het ontbreken van een flexibiliteitsplan en geen heldere reactiestrategieën bij verstoringen in het rooster. Door alle afstemming hierover, stijgt de overhead en houden de medewerkers minder tijd over voor hun primaire taak.
De consequenties van een slechte planning zijn groot
Wanneer een team langdurig te maken heeft met een slechte planning zijn de gevolgen niet te overzien. Het is de vraag of zelfsturende teams op tijd in de gate hebben dat de planning fout loopt en budgetten worden overschreden. Zullen teams op tijd aan de bel trekken en ingrijpen?

Mogelijke negatieve gevolgen

Het beleggen van alle WFM gerelateerde taken is niet verstandig. Hier een greep uit mogelijke gevolgen van het beleggen van alle WFM taken bij zelfsturende teams:

Dalende productiviteit door slechte afstemming van personeel op het werkaanbod
Stijgende kosten en overschrijding van budgetten door inefficiëntie, overbezetting, overwerk en inzet extern uitzendbureau
De kwaliteit voor de klant daalt doordat er kwantitatief en kwalitatief geen goede bezetting ingezet wordt.
De medewerkertevredenheid daalt, personeelsverloop neemt toe en ziekteverzuim stijgt.

De consequenties van een slechte planning zijn niet alleen in het rooster zichtbaar maar vertalen zich naar alle facetten van workforce management in de vakgebieden HR, Finance en Primair Proces.

Teams én een centraal planbureau!

Vlirdens heeft goede ervaringen met het introduceren van een centraal planbureau die de teams ondersteund. Bepaalde taken van het plan- en roosterproces liggen binnen het zelfsturende team, andere taken worden centraal belegd. De invulling is maatwerk en uniek voor elke organisatie. Er zijn echter ook overeenkomsten: in elk planbureau zijn professionele planners werkzaam die opgeleid zijn voor hun taak, de juiste competenties bezitten en vanuit een centraal punt het totale proces ondersteunen, inrichten en bewaken.

Onze conclusie

Vlirdens begeleidt al jarenlang organisaties bij de implementatie van zelfsturende teams. Onze belangrijkste conclusie is: zelfsturing kan prima werken maar de voordelen van zelfsturing komen alleen tot hun recht wanneer zelfsturing óók wordt ingericht vanuit de bril van WFM. Alleen dan ontstaat er balans tussen de belangen van de cliënt, de medewerker en de bedrijfsvoering.