Transitie van decentrale naar centrale planning

Planning is een vak. Om optimaal te plannen en daarmee de balans in efficiëntie, de kwaliteit en de tevredenheid te maximaliseren, zijn Workforce Management experts nodig. In geval van decentrale planning ontbreekt het hier vaak aan. De transitie naar centrale planning is dan een mogelijkheid.

Bij centrale planning worden de meeste WFM activiteiten centraal belegd. Hieronder vallen in ieder geval forecasting, capaciteitsplanning, rapportage, analyse en advies.
Roosterplanning, zelfroosteren, verlofaanvragen, verzuimregistratie en roosteraccordering kan centraal of decentraal worden belegd.
De grote voordelen van centrale planning zijn:

optimale planning door experts
decentrale ontlasting WFM werkzaamheden
verlaagde wfm opleidingskosten
sturing en grip op Workforce Management

Vlirdens begeleidt zijn klanten bij de transitie van een decentrale naar een centrale planning. Dit bestaat uit de herinrichting van WFM-processen en het optuigen van een centrale planorganisatie, met aandacht voor processen, mens en techniek.

De zwaarte van een transitie naar centrale planning ligt aan de menskant. Vlirdens heeft ruime ervaring in de veranderkundige aspecten van de transitie. De transitie wordt fasegewijs uitgevoerd waarbij de overgang van de planning door decentrale roosteraars (teamleiders / medewerkers / planners) naar planprofessionals zorgvuldig wordt begeleid.

De transitie bestaat uit de volgende fases:

Fase 1: Uitvoeren van WFM Scan en opstellen projectplan. Vaststellen van de project KPI’s.
Fase 2: Inrichten van het WFM-proces op basis van de schijf van zes, inclusief de voorwaarden op WFM-inhoud (proces-, systeem- en competentieniveau) en de servicelevels waarmee het proces wordt ondersteund.
Fase 3: Begeleiding, overdracht en implementatie van vooraf geselecteerde pilotafdelingen, waarbij de consultants van Vlirdens de verbinding leggen tussen de nieuwe planorganisatie en de teams/afdelingen. Tevens inrichting van de planorganisatie op de onderdelen mensen, processen en techniek.
Fase 4: Verdere overdracht van de vervolgteams/afdelingen begeleiden en inwerken van de (nieuwe) planprofessionals.
Fase 5: Vlirdens neemt in deze fase een ondersteunende en coachende rol aan. We monitoren de vorderingen en zorgen dat planprofessionals zich verder versterken. Ook wordt extra begeleiding en aandacht besteed aan de teams waar de transitie lastig op gang komt.
Fase 6: Vlirdens gaat de doelstellingen en werkwijzen borgen. De project KPI’s worden getoetst.

Meer informatie

Wil je meer weten over het overgaan van decentrale naar centrale planning? Of juist van centraal naar decentraal? Wij denken graag met jou mee over wat dit voor jouw organisatie betekent. Bel 088 – 825 25 25 of stel jouw vraag via dit formulier.