Hybride planning binnen GGZ instelling Altrecht

GGZ-instelling Altrecht betrok Vlirdens bij het professionaliseren van de personeelsplanning. Scrumsgewijs is een professionele planningsafdeling ingericht en het goede van centraal én decentraal plannen gecombineerd tot een hybride planning. Verbetercoach en projectleider Ellen Schippers van Altrecht vertelt over de samenwerking en de resultaten.

Altrecht is een specialistische GGZ-instelling met zo’n 2.000 medewerkers op verschillende locaties in de regio Utrecht. Het roosteren gebeurde vooral decentraal op de afdelingen en locaties, met veel vrijheid voor medewerkers om hun wensen ten aanzien van het rooster aan te geven.

Ellen Schippers licht toe: “Al voordat ik bij Altrecht kwam had Vlirdens een inventarisatie gemaakt van onze planningswerkzaamheden en een advies opgesteld. Eén van de aanbevelingen in het rapport was om bij Altrecht meer kennis van workforce management op te bouwen. Ook zou een meer centrale vorm van planning efficiencyvoordelen kunnen bieden.”

Behapbaar vooruit met scrum

Het heeft even geduurd voordat we met de aanbevelingen van Vlirdens aan de slag zijn gegaan. Het voelde als een grote operatie en planning als aandachtsgebied was niet bij een specifieke afdeling ondergebracht. De overgang naar een centrale plan-organisatie werd in eerste instantie geassocieerd met afstandelijkheid en het verlies van vrijheid. Dat wilden we bij Altrecht voorkomen; er is bewust gekozen voor een platte organisatie.”

Kortom: de tijd was nog niet rijp. Tegelijkertijd groeide bij Altrecht het besef, dat de bedrijfsvoering efficiënter en strakker kon. Ellen: “Ik had net m’n scrummaster-opleiding afgerond toen ik het project onder mijn hoede kreeg. Dat was het moment waarop we besloten er mee aan de slag te gaan, maar wel een aantal aanpassingen te doen om het behapbaarder te maken. We verkleinden de scope van het project om het overzichtelijker te maken. Dat werkte goed en ik stelde bovendien een scrum-werkwijze voor waarbij je continu afstemt of je op de juiste weg bent. Toen stonden de lichten op groen. Peter Bremers, één van onze locatiemanagers, pakte de handschoen op en werd product owner.”

Softwaresysteem kreeg “de schuld”

“Om de aanbeveling ‘haal meer WFM-kennis in huis’ op te volgen, hebben we Vlirdens gevraagd ons hierin te faciliteren. Gert-Jan Vos bleek een goede match: hij had naast WFM-kennis ook verstand van software. Samen hebben we een gevarieerd projectteam samengesteld met HR, het planbureau, teamleiders, het flexbureau en de OR. In gesprek met de raad van bestuur scherpten we de projectopdracht aan. De software léék het probleem. Vlirdens hielp ons in te zien, dat als het softwaresysteem “de schuld” krijgt, er meestal iets anders aan de hand is. Ook in ons geval: ons kennisniveau moest eerst op peil gebracht worden en er was een stevig fundament nodig in de vorm van werkprocessen en een heldere structuur. Uiteindelijk werd de software het sluitstuk van het project en niet het begin.”

Hybride planning

“Wat hebben we gedaan? Heel veel. We hebben beleid geschreven, de planningsorganisatie ingericht, het planbureau en het flexbureau onder één dak gebracht, een handboek opgesteld, functieprofielen gemaakt en processen beschreven. We hebben halverwege WFM-kennis in huis gehaald door een ervaren Hoofd Planbureau van buiten aan te stellen. Zij heeft verder haar eigen team samengesteld. Terugkijkend zijn we alsnog bezig vorm te geven aan het oorspronkelijke advies van Vlirdens: het inrichten van een planbureau met 5 à 6 medewerkers die met alle facetten van de Schijf van Zes bezig zijn. Maar we plannen niet volledig centraal: elke planner is ook fysiek op de locatie aanwezig, meerdere dagen per week. Die hybride vorm past bij ons het beste.”

Hoe kijkt Ellen Schippers nu terug op het project? Ellen: “Gert-Jan en ik hebben zeer goed geluisterd naar iedereen, en tegelijkertijd vastgehouden aan onze koers en richting. Mijn filosofie was: eerst focus op de kaders en het beleid binnen het projectteam; de uitvoering en invulling doen we samen met de hele organisatie . En dat hebben we ook gedaan. Toen zag je ook dat we iedereen meekregen.”

“De samenwerking met consultant Gert-Jan Vos was heel plezierig. Hij had de juiste kennis in huis en is een prettig mens om mee te schakelen. We vulden elkaar goed aan. Bovendien was hij flexibel en creatief. Hij kon ook stellig zijn, maar dat was af en toe nodig.

Ik ben blij dat we op een mengvorm van centraal en decentraal zijn uitgekomen. Hybride planning. Er is een goed fundament gelegd. We zijn nu bezig het bouwwerk steviger te maken en in de toekomst ook te gaan uitbreiden met het ambulante personeel.”