Hilverzorg: Samenwerking met Vlirdens voor Efficiënte WFM

HilverZorg zorgt dat je zo lang mogelijk thuis kunt blijven wonen, door thuiszorg of verpleegzorg aan huis. Wanneer dat niet meer gaat, zijn er hun woonzorg- of expertisecentra waarin voor iedere cliënt zoveel mogelijk een thuis wordt gemaakt. Melissa Scheenhart, manager bij HilverZorg, vertelt in dit verhaal over de samenwerking met Ralph Beele, operationeel planner bij Vlirdens. Toen zij startte als manager VPT (Volledig Pakket Thuis), liep ze tegen een enorme uitdaging aan op het gebied van WFM. Vlirdens bood snel een goede oplossing.

“Vorig jaar mei begon ik als manager VPT (Volledig Pakket Thuis) bij HilverZorg,” vertelt Melissa. “Mijn taak is om alle operationele en tactische vraagstukken te coördineren, zodat ons team goed voor onze cliënten kan zorgen. Mijn team biedt ouderenzorg aan huis, zodat mensen zo lang mogelijk thuis kunnen blijven wonen.” Melissa legt uit dat ze bij HilverZorg een grote uitdaging had. “Onze planning stond in Excel, maar daarin zie je geen verlofuren en werd veel gewijzigd. Het ontbrak dus aan duurzaam inzicht in de beschikbaarheid van de medewerkers.”

“We gebruikten E-care – maar dat is een cliëntsysteem, geen roostersysteem. Zo liepen we bijvoorbeeld tegen dingen aan als een werknemer die ineens 600 vakantie-uren bleek te hebben. Hoe los je dat op als die persoon acht weken weg wil?” Juist in een omgeving waarin veel variabelen spelen (je weet nooit wanneer er een nieuwe client bijkomt of wanneer een cliënt juist verhuist naar een woonzorgcentrum), is inzicht in capaciteit essentieel. Met het oog op de vergrijzing wordt deze issue steeds relevanter.

Koppelen aan een interim WFM-expert

“Een goed systeem is dus echt nodig”, vat Melissa samen. Daarom nam HilverZorg contact op met Vlirdens. “We maakten ons zorgen over het bedrijfsrisico, want personeel is de grootste uitgave in de zorg. Binnen twee weken linkte Vlirdens ons aan Ralph, één van haar interim capaciteitsplanners.” Melissa was meteen enthousiast over de samenwerking: “Het klikte direct goed. Ralph vond het leuk om aan een nieuw, opkomend product te werken en bij te dragen aan de ouderenzorg.”

Ralph licht toe: “We hadden een gezamenlijk einddoel voor ogen: een efficiënt systeem creëren, zodat er meer tijd en ruimte overblijft voor de zorg zelf – met uiteindelijk een eigen, interne capaciteitsplanner. Samen maakten we een stappenplan om dit te bereiken. Vooral door de zorg op het juiste moment van de dag te plannen, sneed het mes aan twee kanten: zowel de kostenefficiëntie als de kwaliteit van de zorg ging erop vooruit. De planner plant de zorg, erna maakt de roostermaker het rooster. Zij werken nauw samen.”

Snel meters maken

Een van de grootste voordelen van de samenwerking met Vlirdens, was de snelheid, vertelt Melissa: “Je hoeft niet zelf door al die sollicitatieprocedures heen, maar hebt acuut de juiste persoon voor de baan te pakken. Vlirdens achterhaalde onze hulpvraag goed en schakelde snel: binnen twee weken zijn we gelinkt aan Ralph, en hij was meteen up and running. Dat was een enorme lifesaver.”

Dankzij Ralph kon HilverZorg snel meters maken. “We gingen van chaos naar een goed georganiseerde planning – Ralph heeft zijn vervanger zelfs nog ingewerkt, toen we haar zelf aannamen. Dat heeft mijn werk enorm veranderd. Hij bracht ook veel expertise mee; Ralph heeft ervaring in de zorgsector, hoefde niet vier weken ingewerkt te worden en kon meteen advies uitbrengen.’’

“Iedere klant heeft een eigen hulpvraag”, legt Ralph uit. “Ik ben ervan overtuigd dat de beste oplossing begint bij het achterhalen van de vraag achter de vraag. Wanneer je dat helder hebt, kun je niet alleen de huidige situatie beter maken, maar ook je succesformule invullen voor de toekomst. Vooruitkijken. Ik heb onder andere voor de overheid en zorgorganisaties gewerkt en vergrijzing is vrijwel overal een relevant punt. Dat is precies waarom het zo essentieel is om te voorspellen hoe de capaciteitsvraag zal veranderen. Als HilverZorg deze methode ook implementeert op andere afdelingen, zou het me niets verbazen als ze worden genomineerd voor een WFM Award.”

Meer tijd voor wat écht belangrijk is

Wanneer de planning op orde is, kun je veel efficiënter werken. En dan blijft er dus tijd over voor waar het werk eigenlijk om draait: het leveren van goede zorg. “Mensen denken dat ouderenzorg gaat over hulp bij steunkousen, maar het gaat juíst om dat kopje koffie en een praatje”, legt Melissa uit. “Iedereen heeft behoefte aan persoonlijk contact en het gevoel hebben dat je ertoe doet, en dat is precies wat onze cliënten verdienen.”

Melissa: “Wij zorgen dat ze verzorgd, comfortabel en gelukkig zijn in deze fase van hun leven. Ik ben ervan overtuigd dat maatwerk de sleutel daartoe is; wat iemand gelukkig maakt is per persoon verschillend. Wij nemen de tijd om de zorg voor iedereen persoonlijk te maken.” Zo is de samenwerking tussen Vlirdens en HilverZorg een mooi voorbeeld van hoe de juiste ondersteuning en expertise tot grote verbeteringen leiden in de zorgsector.

Over HilverZorg

HilverZorg is een grote zorgorganisatie in Hilversum die zorg biedt in alle fases van het ouder worden. Ze bieden zorg en verpleging aan huis bij cliënten, zodat zij zo lang mogelijk thuis kunnen blijven wonen. Later kunnen zij eventueel terecht in één van de veilige woonzorg- of expertisecentra. De zorg is zo persoonlijk mogelijk. Zowel thuis als in de centra, is zowel de zorg als de omgeving zoveel mogelijk afgestemd op de voorkeuren van de cliënt.