Van 0 naar 200% binnen
Rotterdam Ahoy

Van 0 naar 200%

Rotterdam Ahoy is met een oppervlakte aan beurshallen van 35.000 m2, een congrescentrum met 35 break-out zalen en twee concertzalen een van de grootste evenement locaties die ons land rijk is. Jaarlijks komen 2.3 miljoen bezoekers naar Ahoy voor concerten, beurzen, festivals en congressen.  

Ahoy heeft in Corona tijd door lockdowns nagenoeg stilgelegen. In die periode werd de tijd goed benut om een heel nieuw congrescentrum, restaurant en theater op te leveren. In de tijd na Corona heeft Ahoy snel moeten opstarten met meerdere uitdagingen; veel doorgeschoven producties waardoor er back to back geprogrammeerd werd met net te weinig en onervaren personeel én nog geen ervaring met de nieuwe locaties. Ze gingen zo gezegd niet open van 0 naar 100% maar van 0 naar 200%.

In april van vorig jaar is Vlirdens door Ahoy gevraagd om tijdelijk een uitgevallen coördinator te vervangen op de planningsafdeling. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het plannen van tien verschillende roostergroepen, tweehonderd eigen medewerkers en het schakelen met vijftien verschillende partners. Gezamenlijk goed voor tussen de 3,5 en 4 duizend verschillende medewerkers per jaar.  

Het plan was er binnen Ahoy 

Op basis van een QuickScan door Vlirdens werd duidelijk dat een aantal zaken niet optimaal functioneerden. Het planproces was nog niet geheel volwassen. Een aantal jaar geleden had Vlirdens consultant Wouter Dordrechter een advies voor Ahoy geschreven over het waarom en hoe de planning van Ahoy zou moeten worden gecentraliseerd. Dit advies was een grote wens van de directie, maar is nooit helemaal goed tot stand gekomen.    

Voor Ahoy zitten de grootste uitdagingen op forecasting/capaciteit, rapportage, analyse en advies. De verschillende afdelingen binnen de organisatie zijn zelf verantwoordelijk voor de inzet per evenement. De horeca afdeling bepaalt zo zelf welke bar open is en hoeveel medewerkers er gedurende het evenement staan. Dit gebeurde voorheen grotendeels op ervaring en gevoel en nagenoeg niet op basis van historische data. Evaluatie vond alleen plaats op calamiteiten, maar niet op cijfers. Analyse en advies over hoe een volgend evenement beter te plannen was er niet.  

Meten is weten

Om draagvlak voor verandering te creëren is Vlirdens begonnen met rapporten te ontwerpen. Basis rapportages over vulgraad, no shows, zieken, etc. Dagelijks krijgen de belangrijkste stakeholders een rapport met de resultaten van de voorgaande dag en de status voor de komende dagen. Aan de hand van deze rapportages werden onderbouwde verbetervoorstellen gedaan aan de organisatie.  

Zonder een goede basis is alles wankel  

Door het analyseren van de data uit de rapportages werd inzichtelijk waar de pijnpunten binnen Ahoy lagen. De grootste uitdaging was de initiële uitvraag van een evenement, de basis. Voor het plannen van de medewerkers en de capaciteit uitvraag bij de uitzendbureaus is de planning afhankelijk van wat iedere individuele afdeling denkt nodig te hebben. Om deze inschatting te maken, zijn de afdelingen echter vaak afhankelijk van leveranciers en opdrachtgevers. Informatie blijkt om allerlei redenen vaak schaars, fout of half aanwezig. Hierdoor is de initiële basis waarop planning werkt vaak niet goed. Dit zorgde voor heel veel ad hoc wijzigingen, fouten en onnodige kosten.  

Om dit probleem te tackelen is Vlirdens meer gaan standaardiseren. Zo werkt Ahoy nu al voor een aantal locaties met een classificatie systeem waarin op basis van sjablonen ongeveer 90% van een evenement goed moet zijn en de afdelingen zich alleen om die laatste 10% druk hoeven te maken. Oftewel ze zijn verantwoordelijk voor de puntjes op de i die het evenement echt een succes maken.  

Nog niet klaar binnen Rotterdam Ahoy

Vlirdens heeft Ahoy al goed vooruit geholpen maar is nog niet klaar. Zo zijn we o.a. nog bezig met een beoordelingsmethodiek voor de uitzendbureaus, een MTO voor medewerkers, een nieuwe manier van klokken, optimaliseren van het plansysteem, opzetten van een capaciteits- en poule management. De intensieve samenwerking tussen Ahoy en Vlirdens werpt echter nu zijn vruchten al af.  

Kitty van Dongen

Chief Financial Officer (CFO)