088 - 825 2525 
Bij personeelsplanning wordt vaak gesproken over de bruto-netto berekening. Wat betekent bruto-netto en waarom is de bruto-netto berekening belangrijk voor de formatiebepaling bij personeelsplanning?
Een formatiebepaling of formatieberekening is de calculatie van het benodigd aantal medewerkers over een bepaalde periode, waarbij kan worden gedifferentieerd naar functieniveau, competenties en bevoegdheden. Simpel gezegd: hoeveel FTE heb je nodig?
De bruto formatie is het aantal contracturen waarvoor de medewerker is aangesteld en die hij betaald krijgt. Voor 1 fulltimer is dit bv 36 uur per week. Deze bruto contracturen zijn echter niet allemaal inzetbaar op de productietaken. Een gedeelte van de uren is ‘niet inzetbaar’ en niet-productief.
De netto formatie is het aantal productieve uren die feitelijk kunnen worden ingezet op de klantvraag. Netto formatie is dus de bruto formatie min de niet-inzetbare uren.
Het verschil tussen bruto en netto zijn de niet-inzetbare uren. Essentieel dus om te weten voor de formatiebepaling.
De bruto-netto berekening is belangrijk om de benodigde personele capaciteit te kunnen bepalen voor de klantvraag. Het gaat daarbij om twee belangrijke invalshoeken:
1. Hoeveel fte heb ik nodig om aan de klantvraag te kunnen voldoen?
2. Hoeveel klantvraag kan ik bedienen met dit aanwezige aantal fte?
Bij het bepalen van de benodigde capaciteit is het belangrijk om rekening te houden met de niet-inzetbare, d.w.z. niet productieve uren.
De niet-inzetbare uren noem je ook wel shrinkage, uitval, krimp, onbeschikbaarheid of reserve. Allemaal woorden voor het verschil tussen bruto en netto. Hierbij kun je denken aan:
- Vakantie
- Feestdagen
- Zwangerschapsverlof
- Leeftijdsverlof
- Bijzonder verlof
- Ziekte
- Reistijd tussen locaties
- Verplaatsingen binnen één locatie
- Koffiepauze
- Weekoverleg
- Overig overleg
- Opleiding
- Begeleiding leerlingen
- Persoonlijke verzorging
- Social breaks
- OR uren
Het is afhankelijk van de organisatie en het werkproces hoe gedetailleerd de bruto-netto berekening wordt opgesteld.
Een bruto-netto berekening berekent het netto aantal inzetbare uren op jaarbasis voor een gemiddelde medewerker. Hoeveel is een gemiddelde medewerker niet inzetbaar?
Er zijn vele mogelijkheden in bruto-netto berekening en iedere organisatie maakt hier zijn eigen keuze in. Het verschil zit met name in het detailniveau. Hier een voorbeeld van een bruto-netto berekening voor een callcenter:
Een bruto-netto berekening wordt vaak centraal opgesteld voor de gehele organisatie. Het is echter aan te bevelen om deze ook voor de eigen afdeling te maken om de afwijking te zien ten opzichte van de norm. Doe jij meer aan opleiding, heb jij meer senioren dagen of meer ziekteverzuim? Hiermee krijg een reëel beeld van de personele uitval binnen je team, de mogelijke productie en kun je vooraf anticiperen met flexibiliteitsmaatregelen.
Om vanuit de netto formatie de bruto benodigde formatiebepaling te kunnen berekenen, heb je de bruto-netto-factor nodig. De bruto-netto factor geeft aan hoeveel bruto uren je nodig hebt op basis van de netto behoefte.
Een veel gebruikte bruto/netto factor ligt tussen de 1,25 en 1,30.
Van de bruto formatie is 20% niet inzetbaar (378:1885 x 100%)
Om vanuit de klantvraag te bereken hoeveel bruto capaciteit je nodig hebt bepaal je eerst de netto capaciteit, dan de bruto-netto factor en tot slot de bruto capaciteit.
Hoe vertaal je de bruto-netto formatie in het rooster?
In bovenstaand rekenvoorbeeld is er sprake van 8,7 – 6,9 = 1,8 fte aan reserve. Hoe ga je in het rooster om met deze formatie en deze reserve-uren c.q. -diensten die gereserveerd staan voor de personele uitval? Er zijn 3 opties:
1. Netto roosteren
In het rooster staan allleen de netto diensten die nodig zijn voor de klantvraag (minimale bezettingseis). De reserve-formatie is buiten het team georganiseerd. Als er sprake is van personele uitval, wordt er van buiten het team ondersteuning geboden om de minimale bezetting te waarborgen. Dit kan bv in de vorm van flexibele krachten of een flexpool.
2. Bruto roosteren
In het rooster staan zowel de netto diensten als de reservediensten. De reservediensten zijn bedoeld om verlof, opleiding, ziekte ed. op te vangen. Indien er niemand afwezig is vanwege ziek/verlof/opleiding dan is er sprake van overbezetting. Bruto roosteren vraagt dus een goede sturing op de reservediensten en het voorkomen van onderbezetting en overbezetting.
3. Tussenvariant
Een deel van de personele uitval wordt binnen het team opgevangen middels reservediensten, een ander deel wordt extern ingevuld middels een flexibele schil.
Essentieel is dat reserve-uren of reserve-formatie niet gebruikt worden voor inzet op de klantvraag. Dit zou leiden tot een overbezetting op de klantvraag en een tekort voor de opvang van vakantie, ziekte, opleiding ed.
Relatie tussen bruto-netto berekening en formatiebepaling
Het kan zijn dat je volgens de berekeningen voldoende bruto formatie hebt maar dat je in bepaalde maanden toch niet rondkomt met de formatie. De bruto-netto berekening gaat namelijk uit van gemiddelden op jaarbasis maar de verdeling van de personele uitval is niet gelijkmatig verdeeld over het jaar. Met name in de zomermaanden is er méér uitval dan in de overige maanden door de opname van verlof. Belangrijk om een capaciteitsplanning te maken waarin je de verdeling van de personele uitval voor een heel jaar in kaart brengt. Hierin wordt ook duidelijk hoe je de benodigde bruto fte het beste kan verdelen in contractenmix en functiemix.
Wil je meer weten over bruto-netto factor en de formatiebepaling?
Wil je meer weten over de bruto-netto factor en de formatiebepaling voor jouw organisatie en voor jouw team? Vind je het interessant om hier nog eens over door te praten? Bel ons op 088-825 2525.
Capaciteitsplanning
Om een goede capaciteitsplanning te maken in specifiek de zorgsector, biedt Vlirdens de PlanMotion softwareoplossing. Download hier de brochure.
info@vlirdens.nl
