Wat is Workforce Management (WFM)?

Betekenis workforce management

Workforce management (WFM) is het optimaal inzetten van de juiste aantal medewerkers met de juiste kennis en vaardigheden op de juiste plek op het juiste moment. Hierbij wordt er zowel op strategisch als tactisch en operationeel niveau naar de planning van de medewerkers gekeken. Op deze manier kan het werkaanbod worden afgehandeld binnen de gestelde doelstellingen tegen minimale kosten.

Workforce management wordt in Nederland ook vaak personeelsplanning genoemd, hoewel personeelsplanning feitelijk een onderdeel is van workforce management.

Het proces van goede workforce management

Workforce Management bestaat uit vier fases die onderling met elkaar verbonden zijn.

Forecasting – voorspelbaarheid

In deze fase spreken we ook wel van de ontwikkeling van vraag naar én aanbod van arbeidscapaciteit. Aan de hand van data uit het verleden en kijkend naar de toekomst, wordt de benodigde capaciteit (lees; hoeveelheid medewerkers) bepaald. Bij forecasting worden zaken die op strategisch niveau al zijn voorspeld (budget en bruto/netto factor) omgezet naar wat dat per maand betekent voor de inzetbaarheid van de medewerkers.

Lees ook: Forecast model ontwikkelen t.b.v de planning

Capaciteitsplanning – kostenefficiency

Capaciteitsplanning houdt zich bezig met de afstemming tussen het werkaanbod en de medewerkers op de middellange termijn. Je kijkt zo’n 6 tot 18 maanden vooruit en maakt een voorspelling voor de toekomst. Het gaat hierbij om de workload (het werk dat gedaan moet worden) en de workforce (de medewerkers die hiervoor ingezet kunnen worden). Een ander woord voor capaciteitsplanning dat ook wel wordt gebruikt is capaciteitsmanagement. In de praktijk omvat deze laatste meer dan alleen het bepalen van de capaciteitsvraag.

Met capaciteitsplanning kun je al snel de personeelsinzet bepalen en waar nodig bijsturen, waardoor je grip krijgt op je personeelskosten.

Lees ook: Een capaciteitsplanning maken? Bekijk hier de stappen.

Roosterbeleid – medewerkerstevredenheid

In het roosterbeleid staan kaders, afspraken en regels van de organisatie op het gebied van plannen en roosteren die in het capaciteitsplan zijn opgesteld. Het is de vertaling van de visie en strategie van de organisatie naar de operatie en de roosters, oftewel de invulling van het aantal benodigde medewerkers per dienst/activiteit. Het roosterbeleid helpt jou als organisatie om de doelen te behalen. In het roosterbeleid staan alle relevante planningsthema’s uitgewerkt. Vlirdens gebruikt hiervoor de methodiek ‘Planningsschijf van 6’.

Lees ook: Roosterbeleid: 5 tips voor succesvol roosterbeleid

Traffic management – bereikbaarheid

Traffic management binnen WFM zorgt ervoor dat de juiste hoeveelheid medewerkers op het juiste moment beschikbaar is. Dit gebeurt door het voorspellen van werkvolume (zoals telefoontjes in een callcenter) en het plannen van de benodigde medewerkers. Traffic management monitort dit continu en past aan waar nodig om efficiënt te werken en klanten goed te helpen.

Dit helpt organisaties om hun klanten sneller en beter te helpen, en voorkomt dat medewerkers zich vervelen of overwerkt raken.

Lees ook referentie: Ontzorging van Univé bij planning en traffic

Al deze stappen zijn natuurlijk onderhevig aan analyse en optimalisatie.

Waarom goede workforce management zo belangrijk is

Workforce management helpt bij het optimaliseren van de personele capaciteit binnen een organisatie. Met de juiste inzet van workforce management kunnen de organisatiedoelstellingen worden behaald.

Hierbij spelen meerdere factoren een rol, namelijk:

Kosten, efficiëntie en doelmatigheid
Bereikbaarheid en klanttevredenheid
Medewerkerstevredenheid

Door deze factoren af te stemmen op jouw organisatie en klanten, zorgt Vlirdens ervoor dat het fundament van de organisatie klopt.

Belangrijk hierbij is dat het managen van een pool van medewerkers met een optimale mix van flex-vast op de lange en korte termijn van cruciaal belang wordt voor organisaties. Een organisatiecultuur waarbij er een juiste mate van flexibiliteit is om effectief en efficiënt te kunnen up- en downsizen moet hierbij niet vergeten worden.

Een vraag die organisaties zich moeten stellen is: Is de bestaande pool van medewerkers nog passend voor de taken in de toekomst? Is het wellicht verstandig een ander type medewerker aan te nemen? Door allerhande scenario’s te benoemen, kunnen managers de effecten daarvan nagaan op de omvang en de samenstelling van hun workforce.

WFM software

Workforce management gaat om mensen, processen en techniek. Iedere organisatie is anders, heeft andere behoeftes en plant in Excel of gebruikt specifieke software.

In een kleine organisatie wordt vaak in Excel gepland, maar dit is in de praktijk een tijdrovend en foutgevoelige oplossing. Heb jij een grote organisatie of maakt jouw organisatie een grote groei door, dan adviseren we bij Vlirdens om een passend personeelsplanningssoftwarepakket aan te schaffen. Een passend systeem dat volledig op maat in te richten is.

Vlirdens als WFM partner

Wil je het volledig potentieel van jouw medewerkers benutten en zorgen dat planning verandert in workforce management? Vlirdens zorgt dat het fundament van je organisatie klopt door workforce management van strategie tot operatie goed in te richten. Op die manier wordt planning daadwerkelijk een strategisch concurrentiemiddel.

Maak direct kennis met workforce management van Vlirdens!