Wat is capaciteitsplanning? En wat biedt het?

Wat is capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning is een woord dat vaak wordt gebruikt maar waarvan velen niet precies de betekenis kennen. Wat is het en wat kun je ermee?

Capaciteitsplanning houdt zich bezig met de afstemming tussen werkaanbod en personeel op de middellange termijn. Je kijkt zo’n 6 tot 18 maanden vooruit en maakt een voorspelling van de toekomst. Het gaat daarbij enerzijds om ontwikkelingen in het werk dat gedaan moet worden (omvang en specifieke kenmerken) en anderzijds om de medewerkers die de organisatie daarvoor kan inzetten.

Een ander woord voor capaciteitsplanning is capaciteitsmanagement. Sommigen vinden echter dat capaciteitsmanagement een breder begrip is. Capaciteitsmanagement zou gaan om alle activiteiten rondom de tactische inzet van personeel en capaciteitsplanning sec om het bepalen van de capaciteitsvraag.

Ondersteuning bij opstellen capaciteitsplanning

Waarom is capaciteitsplanning belangrijk?

Capaciteitsplanning is belangrijk omdat je daarmee kunt sturen op uren. Het is hét stuurmiddel om grip te krijgen op je personeelskosten. Het geeft de mogelijkheid om in een vroegtijdig stadium te signaleren, anticiperen en reflecteren op de personeelsinzet:

Signaleren van mogelijk pieken in het werkaanbod en tekorten/overschotten in personeel;
Vaststellen van benodigde personele formatie om te kunnen voorzien in de klantvraag;
Anticiperen op tekorten door werven, omscholen en uitstromen van personeel;
Sturen op inzet van directe/indirecte uren en daarmee op de productiviteit
Reflecteren op de personeelsinzet en de planning verbeteren door forecast en realisatie te vergelijken.

Wat kun je met capaciteitsplanning bereiken?

Met capaciteitsmanagement bereik je voordelen voor zowel de medewerker, de klant als de organisatie:

De klant krijgt de aandacht en zorg waar hij recht op heeft;
De medewerker krijgt een evenwichtig rooster zonder ‘hollen en stilstaan’;
De organisatie krijgt een gewenste kwaliteit binnen de gestelde doelstellingen tegen minimale kosten.

Wat is het doel van capaciteitsplanning?

Het doel van capaciteitsplanning is een structureel evenwicht te verzekeren tussen de klantvraag enerzijds en de beschikbare personeelscapaciteit anderzijds. Dit doen we door een goede verwachting van het toekomstige werkaanbod op te stellen, waarin schommelingen zichtbaar zijn.

Wat is de positie binnen WFM?

Capaciteitsplanning is het specialisme binnen workforce management waarbij de personeelsinzet zo goed mogelijk meebeweegt met de schommelingen in de werkvraag. Deze planning is meestal op tactisch niveau belegd binnen organisaties. Het verbindt de strategische doelen van de organisatie met de operationele inzet van capaciteit, de roosters.

Hoe maak je een capaciteitsplanning

Het opstellen van een goed capaciteitsplan is een vak. Iemand die kan roosteren kan niet per definitie ook een capaciteitsplan maken. Wil je het snel goed opzetten, dan helpt Vlirdens graag.