088 - 825 2525 
Behaal als organisatie meer succes door gebruik te maken van de diversiteit van de collega’s. Met verschillende wensen voor werktijden en -dagen ben je als organisatie met een diverse groep aan mensen beter in staat in te spelen op het werkaanbod. Catja de Voogd, principal consultant bij Vlirdens, heeft zich de afgelopen jaren verdiept in diversiteit binnen organisaties. “Het is tijd om verschillen tussen medewerkers te zien als kracht en niet als barrière.”
Naast een effectieve personeelsplanning en daardoor betere resultaten – zorgt diversiteit voor een betere werk/privébalans, wat een gunstig effect heeft op zowel de vitaliteit als de productiviteit van je medewerkers.
Van uniformiteit naar diversiteit
Veel organisaties streefden lange tijd naar uniforme werkafspraken. Denk aan: iedereen werkt evenveel avond- en weekenddiensten. Gelijke monniken, gelijke kappen dus. Dit concept is volgens Catja niet meer van deze tijd. “In de praktijk blijkt dat dit soort uniforme regels eigenlijk voor niemand echt goed passend zijn. One size fits nobody. Met als gevolg allerlei individuele maatwerkafspraken en juist géén uniformiteit.”
Als voorbeeld noemt Catja een moeder van een jong gezin en een student. De moeder werkt bij voorkeur overdag en doordeweek, wanneer de kinderen op school zijn. De student heeft juist de voorkeur voor avonden en weekenden. Wanneer volgens beleid iedereen alle shifts werkt, betekent dit dat zij beide moeten werken op tijden die niet passend zijn voor hun persoonlijke situatie. “Als je verschillende medewerkersprofielen goed op elkaar laat aansluiten, kan de planning prima passend gemaakt worden.”
Levensfase en generatie
Catja benadrukt dat vooral gekeken moet worden naar groepen in plaats van het individu. “Het is efficiënter om maatwerk toe te passen op groepen medewerkers in plaats van op individuen. ”Diversiteitsgericht plannen gaat om het vinden van de gemene delers en deze te vertalen in profielen. Deze diversiteitsprofielen kunnen gebaseerd zijn op een specifieke levensfase, denk aan jonge ouders of juist oudere medewerkers die misschien naast hun werk ook mantelzorger zijn. Maar er wordt ook gekeken naar generatieverschillen, iemands culturele achtergrond of geloofsovertuiging. Hierbij geeft Catja aan dat de levensfase meer bepalend is dan de generatie. “Je kan moeder worden op je 22e, maar ook op je 44e. Dit beslaat verschillende generaties, maar de behoeftes komen wel overeen” Dit betekent niet dat de generatieverschillen onbelangrijk zijn. “Als organisatie moet je rekening houden met de opkomende generatie(s). Die heeft bijvoorbeeld meer behoefte aan een duidelijke werk- privébalans. Maar ook voor de behoeftes van oudere generaties zou genoeg ruimte moeten zijn.”
Beleid bijstellen
Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt vertelt Catja dat het noodzakelijk is om het beleid zo op te stellen dat het voor alle medewerkers passend is. Dit geldt voor de zorg, maar ook in andere sectoren. “Laten we vooral kijken naar de wensen van de (potentiële) medewerkers en hun mogelijkheden en niet de focus leggen op plichten. Vraag je medewerkers wanneer zij graag werken, in plaats van vast te houden aan één vrij dagdeel per week, zoals verschillende cao’s voorschrijven. Vooral voor medewerkers die bewust kiezen voor een klein contract, is het niet realistisch om zes dagen per week 24 uur per dag beschikbaar te zijn. Verleg de focus naar de mogelijkheden van medewerkers en leg in je beleid het streven vast om daaraan zoveel mogelijk tegemoet te komen.” Als je dit integraal doorvoert, blijkt dit volgens Catja vaak verrassend goed te passen in de planning.
Diversiteit van medewerkers als kracht
Diversiteit van medewerkers kan in dit geval juist worden ingezet als kracht. Het betekent wel dat je als organisatie op een andere manier moet gaan denken. Waar voorheen de beschikbaarheid van medewerkers werd aangesloten op het werkaanbod, wordt nu het werkaanbod passend gemaakt bij de beschikbaarheid van medewerkers. Catja: “Lange tijd was het onbespreekbaar om met klanten in gesprek te gaan over het tijdstip waarop zorg of dienstverlening kon plaatsvinden. Klant was Koning en aan openingstijden viel niet te tornen. Onder druk van toenemende krapte op de arbeidsmarkt, wordt dit gesprek nu vaak noodgedwongen toch gevoerd. Dit biedt perspectief om de wensen van medewerkers hierin voorop te stellen”
Zeven diversiteitsprofielen
Op basis van een door Vlirdens uitgevoerde studie en kijkend naar organisaties die al werken vanuit de visie van diversiteit, zijn er zeven verschillende profielen te onderscheiden. Ieder profiel heeft hierbij eigen karakteristieke kenmerken die de collega’s binnen het profiel typeren. Voor ieder profiel is bekeken welke contractvormen hiervoor passend zijn. Zo zorg je voor een verbintenis met de werknemer die voor hem/haar/ze passend is. Meer werkgeluk en daarmee meer bereidheid en flexibiliteit.
Verandermanagement
Wanneer een organisatie start met een nieuw samen te stellen team, kan er vanaf het begin al rekening gehouden worden met een optimale balans tussen profielen. In de praktijk is dit echter meestal niet het geval. De veranderafstand tussen de huidige en de gewenste situatie is dan waarschijnlijk best groot. “Als organisatie ga je echt een verandertraject in. Dat vraagt om het nemen van kleine haalbare stappen en het formuleren van heldere tussenresultaten.”
Wederzijds begrip bij diversiteit van medewerkers
Een van de belangrijkste stappen is om met elkaar in gesprek te gaan. Catja: “Het start met inventariseren bij je medewerkers wat hun wensen zijn, door ze gerichte vragen te stellen: Wanneer werk jij het liefst? Wat is voor jou belangrijk? En: Wat heb jij over voor de ander?” Het draait namelijk ook om elkaar iets gunnen, in plaats van te denken in privileges. Voor iedereen is er iets te ‘halen’. “Het gaat om de juiste balans in je team”, aldus Catja. ”Door een beeld te schetsen van hoeveel contracten per diversiteitsprofiel gewenst zijn, kan in kaart gebracht worden waar nog tekorten zijn, zodat hierop gericht geworven kan worden.”
Minder verzuim en kosten
Naast een hogere werknemerstevredenheid en een sluitende personeelsplanning, heeft diversiteitsgerichts plannen nog meer voordelen. Catja: “Wij zien dat het verzuim en verloop naar beneden gaan door de betere werk/privébalans.” Catja stelt dat een deel van het verloop van personeel op te lossen is met deze methodiek. Als voorbeeld noemt ze zorgmedewerkers die uit loondienst gaan en daarna verder werken als zzp’er. “Zij willen graag regie over hun rooster en dit was blijkbaar onvoldoende mogelijk in loondienst. Door als organisatie beter in te spelen op de roosterwensen van je medewerkers, zien we een deel van deze uitstroom verminderen en in sommige gevallen zien we zzp’ers terugkomen in loondienst.” Daarnaast worden er minder externe krachten ingezet, zijn recruitmentkosten lager en gaat de tijd tussen het publiceren van een vacature en het aannemen van een kandidaat omlaag.”
Lef
Diversiteitsgericht plannen vraagt een bepaalde mate van lef. “Je moet als organisatie bereid zijn er volledig voor te gaan. Het is een vorm van vertrouwen, waarbij het vooral gaat om het durven beginnen”, vertelt Catja.
Plan een inspiratiesessie
Wil je als organisatie meer weten over de inzet van diversiteit binnen personeelsplanning? Catja gaat graag in gesprek met jou om te kijken wat dit voor jouw organisatie oplevert en welke stappen er gezet kunnen worden. Neem contact op met Catja en plan een inspiratiesessie in: catja.de.voogd@vlirdens.nl / 06 – 125 126 81
info@vlirdens.nl
