Roosterbureau voor rechtbank Gelderland

De kwaliteit van de Nederlandse Rechtspraak is hoog, maar voor rechtzoekenden is het ook belangrijk dat de Rechtspraak tijdig en voorspelbaar is. Sinds 2020 werken de gerechten gezamenlijk aan tijdige en voorspelbare rechtspraak. Een professioneel rooster- en planproces draagt hieraan bij. De rechtbank Gelderland is in 2022 samen met Vlirdens hiermee aan de slag gegaan en zij hebben in een pilot een roosterbureau voor het team Familie en Jeugd opgezet.

Opzetten van een Roosterbureau

Voorafgaand aan dit traject had de rechtbank al veel stappen gezet op het gebied van projectmanagement. Dat had een goede uitwerking op de pilot: het projectteam wist wat er verwacht werd en er waren vanuit verschillende rechtsgebieden gemotiveerde deelnemers. Tijdens de pilot ontstond binnen het team van Familie en Jeugd een aantal behoeften en werd de noodzaak aan concrete verandering het meest gevoeld. Na de juiste prioritering aangebracht te hebben in de veranderbehoefte, is Vlirdens in samenwerking met het team Familie en Jeugd aan de slag gegaan om de eerste stappen naar professionalisering te zetten: het opzetten van een roosterbureau.

Van rol naar functie

In het begin was er een situatie waarbij roosteren een rol was, een taak naast het verrichten van juridisch werk. De medewerkers hadden hierdoor onvoldoende tijd om het rooster de juiste aandacht te geven. Dit zorgde er voor dat het roosteren als een last werd ervaren en veel energie kostte. Tijdens de pilot werd de conclusie getrokken dat er behoefte was aan toegewijde roosteraars, als een volwaardige functie. Zo konden zij het roosterwerk uit handen nemen van de juridische collega’s, die zich hierdoor volledig op de juridische voorbereiding van de zaak konden richten.

Stap voor stap

Het team Familie en Jeugd werkt op twee kantoorlocaties, in Arnhem en in Zutphen. Er is gestart met één centraal rooster voor beide locaties. Het roosteren betrof aanvankelijk alleen het maken van een zittingsrooster waaraan één of meerdere rechters gekoppeld moesten worden in combinatie met een griffier. In de pilot zijn we begonnen om alle relevantie informatie omtrent het rooster te verzamelen en vast te leggen. Denk hierbij aan de type activiteiten, de werklastnormen, specialisaties en de capaciteiten van de collega’s, maar ook over hoe om te gaan met ruilingen binnen het team. Aan de hand van deze informatie, en met voortdurende uitwisseling van feedback met de leidinggevenden, werd het nieuwe rooster gemaakt en verder verfijnd. De volgende stap was om de werkafspraken met het team concreet te maken. Ook is er een nieuwe roostercyclus geïntroduceerd die onder andere aansluit bij de cyclus die strafrecht gebruikt. De jeugdrechters doen samen met de strafrechters de meervoudige jeugdstraf-zittingen en daarom is het fijn is als er tegelijk geroosterd wordt.

Een aanvullend schema geeft aan wat er van wie en wanneer verwacht wordt. Door deze afspraken met het gehele uitvoerende team te bespreken, ontstond er openheid en transparantie. Er was ruimte voor uitleg en feedback en dit heeft geresulteerd in een set werkafspraken die gedragen wordt door het team.

Het uitgangspunt is om een toekomstbestendig roosterbureau op te zetten. Daarom is er een volledige handleiding opgesteld en is het roostersysteem dat door de Rechtspraak wordt gebruikt (ZRP) zo goed als mogelijk hierop ingevuld. Een bijkomend voordeel hiervan is niet alleen dat de roosteraar beter gebruik kan maken van de functionaliteiten, maar dat ook het team Financiën, Planning en Control van de rechtbank meer waardevolle data uit het roostersysteem kan halen.

Verder vormgeven van het roosterbureau

Het eindresultaat na de pilot is dat de leidinggevenden samen met Vlirdens de nieuwe uitgangspunten voor het roosterbureau hebben vastgesteld. En dat er voor het team Familie en Jeugd een roosterbureau is, bestaande uit een vaste senior roosteraar en een roosteraar. Zij gaan de door Vlirdens gelegde basis verder vormgeven en het roosterbureau, op grond van de gegeven adviezen, naar een hoger niveau brengen.

Over de samenwerking met Vlirdens

Nienke Postema, leidinggevende van het team Familie en Jeugd: ‘Roosteren is geen rol meer die erbij gedaan moet worden, maar is een volwaardige functie. De aandacht en focus op het rooster zorgt voor overzicht en uiteindelijk voor rust binnen het team. En hoewel er altijd sprake blijft van een dynamiek van veranderingen, zorgen deze niet direct meer voor onrust en overbelasting van het team. We zijn heel tevreden over de samenwerking en de inzet van Vlirdens. Ze hebben het roosteren naar een hoger niveau getild, hebben nieuwe roosteraars ingewerkt en hebben zich enorm ingezet om dit proces soepel te laten lopen.`

Inzet Young Talent

Vlirdens heeft voor deze opdracht een young talent ingezet in samenwerking met een ervaren consultant, die samen zorgden voor de totaaloplossing voor dit vraagstuk. De young talent kon direct alle operationele taken op zich nemen omtrent het rooster, en met een frisse blik input leveren aan de consultant die de lijnen uitgezet heeft voor een goede basis van een nieuw roosterbureau.