Woonzorggroep Samen: sterk capaciteitsmanagement

Goede zorg vraagt in de toekomst om
meer dan sterk capaciteitsmanagement

De VVT (Verpleeg-, Verzorgingshuizen, Thuiszorg en Jeugdgezondheidszorg) kampt met flinke uitdagingen. De belangrijkste is dat er in de komende jaren meer personeel uitstroomt dan instroomt, terwijl de zorgvraag wel toeneemt. Gedegen capaciteitsmanagement is essentieel om daarmee om te gaan. Daar heeft woonzorggroep Samen de hulp van Vlirdens voor ingeschakeld. Maar om écht klaar te zijn voor de toekomst is er meer nodig. Tanja Ineke, voorzitter van de Raad van Bestuur bij Samen, en Catja de Voogd, principal consultant bij Vlirdens, vertellen over de samenwerking en de weg naar een duurzame VVT.

Over Woonzorggroep Samen

Samen is de partner bij het ouder worden in de gemeenten Schagen en Hollands Kroon. Je kunt bij Samen terecht voor thuiszorg, langdurige zorg, revalidatie & behandeling, huishoudelijke hulp, welzijnsdiensten en dagactiviteiten. Met negen thuiszorgteams, tien woonzorglocaties en een gespecialiseerd revalidatiecentrum is er altijd een locatie van Samen dichtbij in de kop van Noord-Holland. Er werken zo’n 1800 gedreven collega’s bij Samen.

Corona zette alles op de kop

Begin 2020 startte Woonzorggroep Samen de gesprekken met Vlirdens om capaciteitsmanagement te ontwikkelen. In mei 2020 is de samenwerking tussen Samen en Vlirdens van start gegaan. Corona had toen inmiddels net z’n intrede gedaan. Maar wachten was geen optie. Misschien wel juist door de coronapandemie. Bestaande uitdagingen werden groter door deze hectische periode. “We hebben tijdens het traject verschillende keren stappen opzij moeten zetten door de coronacrisis. Coronanoodplannen waren nodig om de uitdagingen tijdens deze zware periode aan te kunnen”, zegt Catja.

“We zijn de samenwerking gestart een quickscan, om een goed beeld te krijgen van het vertrekpunt. Daarnaast hebben we ook met een aantal collega’s ondersteund in de operatie. Op veel plekken waren geen planners, maar werd het rooster gemaakt door een collega uit de zorg die het erbij deed. En al snel werd duidelijk dat dat niet meer werkbaar was.”

En ondertussen werd gevreesd voor een chaotische zomerperiode. Maar dat leek in eerste instantie mee te vallen. “In 2020 heeft veel zorgpersoneel doorgewerkt. Op vakantie gaan was toch nauwelijks een optie in de eerste coronazomer”, deelt Catja. Maar na anderhalf jaar keihard werken, raakte het vaatje leeggetapt. Mensen moesten met verlof. “De werkdruk was gigantisch. Het personeel liep op het tandvlees en het verzuim was hoog. Het was noodzakelijk dat personeel vrij nam. Anders was het niet vol te houden.”

In diezelfde zomer stonden de contouren van SamenFlex, een centrale flexpool. Hieraan is voorrang gegeven, ondanks dat er nog geen capaciteitsplan was en een totaaloverzicht nog ontbrak. “Nood breekt wet. Een begrijpelijke keuze dat hierop is voorgesorteerd. In de zomer van 2021 was SamenFlex een feit en was het systeem zo ingericht dat het mogelijk was om personeel over afdelingen heen uit te wisselen. Er is echt regie gepakt op externe inzet. Maar de zomer was niet makkelijk.”

Een understatement als je Tanja erover hoort. “Ik lag er echt wakker van. In de VVT zijn heftige zomerperiodes normaal. Maar ik heb me er toch over verbaasd hoe heftig het in 2021 was. Je denkt het geregeld te hebben, maar dat valt dan helaas toch tegen. Het is duidelijk dat capaciteitsmanagement echt een vak is. En om professioneel te roosteren heb je ook professionals nodig. We hebben daarom zelf een capaciteitsadviseur aangenomen met de hulp van Vlirdens.”

‘De zomer van 2022 begint vandaag’

De zomerperiode maakte goed duidelijk dat er vaart gezet moest worden achter het optuigen van capaciteitsmanagement. Catja: “Met een kleine taskforce, met mandaat vanuit de organisatie, zijn we in september gestart. Alles was er op gericht om de goedkeuring van de vakantieaanvragen van 2022 goed en zorgvuldig te kunnen doen. De taskforce hebben we daarom ook: ‘De zomer van 2022 begint vandaag’ genoemd.”

Samen zijn er meters gemaakt. Processen zijn uitgetekend en de capaciteitstool van PlanMotion is aangekocht en ingericht. Teamleiders zijn meegenomen en opgeleid. Er is inzicht en overzicht gecreëerd zodat een voorspelling gedaan kon worden over het beschikbare personeel. Niet alleen kijkend naar het werkaanbod en verlof, maar ook naar zaken als verzuim, in- en uitstroom, leerlingen en flexibele inzet. “Veel moest op basis van aannames, omdat historische data nog ontbrak. In goed overleg met de Ondernemingsraad hebben we de deadline voor de goedkeuring van de verlofaanvragen eenmalig twee weken opgeschoven. Deze extra tijd hadden we nodig om een zorgvuldige beoordeling te kunnen maken”, deelt Catja.

Ruimte om te ademen binnen Woonzorggroep Samen

En waar de inspanningen al tot een betere zomer in 2022 leidde, heeft de waarde van capaciteitsmanagement zich in 2023 pas echt laten voelen. Tanja: ”Na het uitvliegen van Vlirdens begin 2023, hebben we nu zelf de professionaliteit in huis om door te blijven bouwen aan capaciteitsmanagement. Vlirdens benadrukte ook hoe belangrijk borging van de inzet is. Dat doen we nu. Het doel is altijd geweest om het zelf te kunnen. We hebben mede daardoor nog nooit zo’n goed geplande zomer gehad als deze.”

Capaciteitsmanagement alleen
niet voldoende voor morgen

Maar hoe goed het ook is dat Samen met professioneel opgezet capaciteitsmanagement orde in de rooster- en planorganisatie heeft geschept, waakt Tanja voor te veel enthousiasme. In de toekomst is er namelijk meer nodig om uitdagingen in de VVT het hoofd te bieden. “De komende jaren hebben we in het meest gunstige geval een gelijkblijvend aantal werkenden. Al is dat maar zeer de vraag. De zorgvraag blijft echter alsmaar stijgen. En iedereen die zorg nodig heeft, moet die ook kunnen krijgen. Dus zijn we ook bezig met het vraagstuk om aan de stijgende zorgvraag te kunnen blijven voldoen met waarschijnlijk minder personeel.”

Tanja vertelt dat het zorgsysteem moet veranderen. Daar werkt Woonzorggroep Samen ook hard aan. Zo werd er in Nieuwsuur in september aandacht besteed aan he t project Langer Vitaal Thuis. “Het doel van dit project is om de zelfstandigheid van hulpbehoevende ouderen te vergroten. De kern is dat we ons richten op preventie. Wat kan iemand zelf of weer leren? Wat kan technologie betekenen? Wat kan een mantelzorger doen? Welke rol kunnen andere mensen in de gemeenschap spelen, zoals een buurman of -vrouw? Pas daarna komt onze noodzakelijke zorg. Wij denken dat door te richten op preventie en het systeem om te gooien de zorgvraag beter te beantwoorden is.”

Tanja benadrukt ook hoe belangrijk het is te kijken naar de zin van het leven. “Veel vragen lijken zorgvragen, maar hebben betrekking op sociaal gebied. Soms is het de leefomgeving die meer passend moet worden gemaakt bij bijvoorbeeld eenzame ouderen. Daar moeten we de hele gemeenschap voor activeren.” Ook Catja vindt zich in die focus op de kwaliteit van leven, niet de kwantiteit. “We moeten veel meer de focus verleggen van gezondheid naar welzijn. Voeg leven toe aan de dagen, niet persé dagen aan het leven.”

Tanja sluit af. “We hebben het vaak over de uitdagingen in de zorg. Laten we vooral niet vergeten hoeveel betekenis we in de zorg hebben voor mensen. Het is echt gaaf om in de zorg te werken. Het is zo’n mooie sector.”