Ter Weel: Op weg naar betere (werk)tijden

De uitdagingen bij Zorgroep Ter Weel stapelden zich op. Planningen waren niet op orde en de organisatie startte in coronatijd met een andere manier van werken. Medewerkers op de planning waren continu bezig met het nabellen van collega’s in de zorg. Collega’s in de zorg kregen te maken met veel wijzigingen in het rooster. Roosters waren laat beschikbaar. En dus nam de onvrede toe. Tijd voor verandering! Vlirdens bood de expertise die de organisatie nodig had.

Over Zorggroep Ter Weel

Zorggroep Ter Weel is met negen woonzorgcentra centraal gevestigd in het hart van Zeeland. De organisatie biedt als gastvrije en ondernemende organisatie met een maatschappelijke verantwoording, warme en professionele zorg, gericht op het hart van de kwetsbare ouderen in en rondom woonzorgcentra. De zorg wordt geleverd door goed opgeleide en toegeruste professionals met een toewijding voor de zorg.

Gebrek aan overzicht

Voormalig manager HR en nu senior adviseur, Sandra Dirkzwager, zat op de eerste rij te midden van alle uitdagingen. “Ik zag de onvrede in onzekere tijden onder medewerkers groeien. Planning was al snel de zondebok van de onvrede. Roosters klopten niet en planners waren continu aan het bellen voor extra hulp van collega’s die al aangegeven hadden dat ze niet konden werken. Die werden gek van dat gebel, maar de planners zelf ook. Er moest iets gebeuren.”

Sandra deelt dat al snel duidelijk werd dat er expertise nodig was van buitenaf. Die ontbrak in de eigen organisatie. “Iedereen werkte vanuit de beste intenties. Allemaal wilden we dat de klant de juiste zorg kreeg, maar we misten deskundigheid en overzicht. Veel planners waren van origine geen planners, maar medewerkers uit de praktijk. Die waren continu ad hoc dingen aan het oplossen. Dat kun je niet echt plannen noemen.”

Externe specialist nodig

In een roerige periode, met een reorganisatie en de coronapandemie, was het tijd voor een andere visie. Medio 2021 is daarom de hulp van Vlirdens ingeschakeld. “Ik heb veel gegoogeld”, zegt Sandra gekscherend, “en meerdere partijen gesproken. Bij Vlirdens ging het gesprek meteen de diepte in. De organisatie begreep waar ik naartoe wilde. Het voelde goed en Vlirdens is snel met een voorstel gekomen.”

Van die keuze voor Vlirdens heeft Sandra geen spijt. “De afspraken die we hebben gemaakt zijn allemaal nagekomen. Ook de onderlinge communicatie was erg goed. Ik ben erg tevreden over de samenwerking.” Dat geldt ook voor Gert-Jan Vos, de senior consultant en trainer van Vlirdens die samen met andere collega’s te hulp schoot.

De vruchten plukken van een langere samenwerking

Zo’n twee jaar hebben Zorggroep Ter Weel en Vlirdens gewerkt aan het project ‘Op weg naar betere (werk)tijden’. “Dat ging van start met een kritische analyse op de planning. Er moest een visie ontwikkeld worden richting de toekomst. Daar moest vervolgens ook een plan van aanpak voor gemaakt worden. Hoe komen we daar? Strookt de visie met het huidige roosterbeleid? Het antwoord op die laatste vraag was ‘nee’”, zegt Gert-Jan. “We hebben samen het beleid aangepast en een handboek geschreven. Iedereen die betrokken was bij dit onderwerp werd meegenomen in de projectgroep”, aldus Sandra.

De volgende stap was om planners op te leiden, zowel capaciteitsplanners als ad hoc planners. Daarover zegt Sandra verder: “We hebben medewerkers ook echt benoemd in andere functies. Nu zetten we de stap om het team van planners samen te stellen voor teamroosteren.” Gert-Jan: “Medewerkers hebben ook zelf invloed op die samenstelling. Zij bepalen zelf welke rol ze willen invullen binnen het planbureau.”

Planners kunnen nu het gesprek aangaan met managers. Daar worden ze in getraind. Sandra: “Daar zijn we nu. Hoe voer je die gesprekken? Daar moeten we samen goede keuzes in maken en goed de dialoog over voeren.” Gert-Jan vult aan: “De planner ondersteunt het team en de locatie managers. Die moeten op hun beurt samen tot een goed teamrooster komen.”

Sandra merkt dat de tevredenheid onder medewerkers toeneemt. “Het ene team is verder dan het andere. En hoewel het even duurt om alles op gang te krijgen en je moet doorzetten, merk ik dat de tevredenheid toeneemt. Het is ook niet gek dat niet iedereen meteen de eerste dag om is. Medewerkers willen weten wat veranderingen voor hen betekenen. Daar moet je ze in meenemen.”

Volgende stappen

Het project is afgerond, maar er wordt nog hard gewerkt aan het zetten van de puntjes op de i. Belangrijk daarin is dat kennis geborgd wordt. “Daarom gaan planners nog een training volgen. We willen het kennisniveau op peil brengen en houden. Plannen is een vak. Het is niet iets dat je er even bij doet. Je moet weten waar je over praat. Zo kun je ook een gesprekspartner voor leidinggevenden zijn.”

Na de training slaat Zorggroep Ter Weel eind 2023 haar vleugels uit. “Daarna gaan we het echt zelf doen. We hebben daarom ook een teamcoördinator aangenomen. We hebben echt een professionaliseringsslag gemaakt.”