Til capaciteitsmanagement zorginstelling
naar een hoger niveau

Het is een bekend geluid: de zorg kampt met personeelstekorten en door een vergrijzende bevolking neemt de zorgbehoefte alleen maar toe. Het één strookt niet met het ander en de uitdagingen worden groter als we niet kritisch kijken naar de inrichting van zorg. Capaciteitsmanagement is cruciaal om uitdagingen in zorgland te lijf te gaan. Maar wat betekent dit concreet en hoe zet je capaciteitsmanagement bij jouw organisatie goed op?

Uitdagingen capaciteitsmanagement in de zorg

Planning en roostering zijn vaak onderschoven kindjes in organisaties. Het lijkt heel makkelijk en vaak is de overtuiging dat ‘we het wel kunnen’. Toch blijkt in de praktijk vaak dat het niet zo soepel verloopt als je verwacht. Maar waar komt dat door? Jorien van den Heuvel, principal consultant bij Vlirdens vertelt: “Wat ik vaak zie is dat er weinig inzicht is in de verhouding tussen formatie en de benodigde bezettingseisen en wat dit betekent voor de inzet door het jaar heen.” Collega Catja de Voogd, eveneens principal consultant bij Vlirdens, voegt daaraan toe: “Jaarlijks wordt een begroting opgesteld met daarin het volume van de zorgproductie. Finance berekent hoeveel formatie in fte’s nodig is. Vervolgens kijkt een planner ernaar en komt die tot de ontdekking dat het aantal fte’s niet aansluit bij de situatie in de praktijk.”

Want hoe compenseer je afwezigheden door ziekte, verzuim of verlof? Hoe houd je rekening met persoonlijke wensen van personeel ten aanzien van het rooster en met het wisselende werkaanbod? Heb je ruimte ingelast voor flexibel personeel in je begroting? Dit zijn zomaar wat vragen die onvoldoende aandacht krijgen in het opstellen van een capaciteitsplan. “Ten aanzien van flexibel personeel zien we dat er hooguit rekening wordt gehouden met een percentagenorm voor vast en flexibel personeel, maar dat die norm helemaal niet past bij de werkelijke situatie en bovendien ook nog verkeerd geïnterpreteerd wordt”, zegt Jorien. 

“Wat in eerdergenoemde situaties opvalt is dat we kijken vanuit rekenmodellen, maar daarmee verliezen we de focus op de menskant van roostering en planning”, zegt Catja. “En dit is opmerkelijk, want veel mensen in de zorg zijn niet perse cijfermatige denkers. Dus die rekenmodellen zijn ook om die reden vaak suboptimaal. Planners herkennen de cijfers niet en vinden het moeilijk de juiste conclusies uit data te trekken. Wat er dan vaak gebeurt is dat de cijfers in een la belanden en de planners doen wat ze altijd deden. Dit is één reden dat capaciteitsmanagement uitdagend is in de zorg”, voegt Jorien toe.

Ze gaat verder: “Een andere reden is dat de veranderkant moeilijk is. De tijd dat er een flexmedewerker gebeld kan worden als er iemand afwezig is, is voorbij. Steeds vaker wordt er een beroep gedaan op de eigen medewerkers om extra diensten te werken, terwijl het compenseren van de extra gewerkte diensten in tijd eigenlijk niet mogelijk is. Maar het uitbetalen van extra uren of nog beter, contracten ophogen, vinden medewerkers vaak spannend. Dit heeft namelijk direct invloed op hun inkomen en toeslagen. Je moet dus echt teams in beweging krijgen. Maar dan moet je een goed onderbouwd verhaal hebben, dat kunnen overbrengen op je personeel en je moet tastbaar maken wat veranderingen betekenen voor capaciteitsmanagement en de medewerkers zelf”, voegt Jorien toe. 

Het is slechts een greep uit de uitdagingen die de twee principal consultants tegenkomen in de zorg. Zo worden ze ook geconfronteerd met vragen als: hoe vertaal je een strategische personeelsplanning naar tactisch niveau? Of hoe gaan we bijvoorbeeld om met grote versus kleine contracten in de VVT? In plaats van te draaien aan de ‘personeelsknop’ voor capaciteitsmanagement kun je draaien aan de ‘zorgknop’. Hoe doe je dat? Want, zoals Jorien mooi verwoordt, “het ter discussie stellen van het primaire proces en daar slimme dingen in doen is heel arbeidsintensief.” Daarin is ook eigenaarschap en sterk leiderschap heel belangrijk. Net als het betrekken van je medewerkers bij het bedenken van slimme oplossingen.

Een hoger niveau a.d.h.v. het Vlirdens Volwassenheidsmodel

Waar sta je als organisatie op het gebied van capaciteitsmanagement? Aan de hand van een WFM-scan geeft Vlirdens inzicht in waar jouw organisatie zich bevindt. Je kunt dit echter ook zelf al globaal inschatten. Met behulp van het Vlirdens Volwassenheidsmodel kun je zien waar je staat en welke stappen je kunt zetten om naar een volgend niveau te stijgen.

Het model geeft de positie weer van de fundamentele elementen van een goede planning: Mens, Proces en Techniek. “Je bent zo sterk als je zwakste schakel. En het probleem ligt vaak niet waar je denkt dat ie ligt. Al te snel kan er gedacht worden dat systemen niet doen wat ze moeten doen, maar als er geen duidelijke procesbeschrijving is voor het gebruiken van de techniek, of als mensen niet hetzelfde proces hanteren voor het gebruiken van de techniek, dan heb je niet de juiste voorwaarden geschept om het maximale uit je huidige systemen te halen. Tegelijkertijd zien we ook dat voor capaciteitsmanagement vaak nog Excel gebruikt wordt. Dan kunnen mensen nog zo kundig zijn en kan het roosterproces nog zo goed zijn uitgedacht, met onvoldoende technische ondersteuning faalt capaciteitsmanagement dan alsnog”, zegt Catja.

Niveau Capaciteitsmanagement in de zorg

Jorien: “Vlirdens heeft het WFM-Volwassenheidsmodel ontwikkeld en zet dit sinds een aantal jaren succesvol in bij klanten om het volwassenheidsniveau van de planning te bepalen. We zien in de praktijk dat zorginstellingen veelal nog op een van de eerste twee niveaus uit het volwassenheidsmodel zitten. Het overvalt ze vaak als we dit laten zien. Graag laten we in een persoonlijke WFM-scan zien welke stappen binnen jouw organisatie nodig zijn om te groeien naar een volgend volwassenheidsniveau.