088 - 825 2525 
Wie maakt bij jullie in de organisatie het rooster? Is dat iemand binnen het team of hebben jullie een officiële planner? En zit die planner dan centraal of decentraal op locatie?
De positionering van het planningsproces
In veel organisaties spelen er vragen over de positionering van het planningsproces. Iedereen maakt hier andere keuzes in. Zo zijn er zorginstellingen die voor de uitvoering bewust kiezen voor centrale planning op één locatie. Zij verschuiven taken vanaf de teams naar een centraal planbureau. Daarentegen zijn er ook organisaties die er voor kiezen om de uitvoering van het planningsproces meer bij de teams te leggen en minder centraal aan te sturen.
Visie van de organisatie
De keuze voor positionering hangt af van de visie van de organisatie. Waar sta je op dit moment als organisatie? En waar wil je als organisatie naar toe groeien in de komende 3 tot 5 jaar? Afhankelijk van het antwoord op deze vragen positioneer je de uitvoering centraal of decentraal. Ook kun je kiezen voor een tussenweg, een hybride vorm.
Voorbeelden:
- Een organisatie die onder curatele is gesteld had één belangrijke doelstelling: binnen de business case blijven. Er werd te veel geld uitgegeven aan uitzendkrachten en het bleek dat ook de vaste basis bezettingseisen te hoog waren t.o.v. het budget. Deze organisatie heeft gekozen voor centrale planning om meer grip te krijgen op de kosten en de inzet van medewerkers.
- Een andere organisatie heeft te maken met een fusie van meerdere instellingen/locaties en wilde meer eenheid en uniformiteit realiseren. Zij kozen vanwege die reden tot centralisatie van de planning en gelijke roosterspelregels voor alle medewerkers.
- Weer een andere organisatie werkt met zelfsturende teams. Zij leggen de verantwoordelijkheid voor het maken van de roosters deels bij de teams neer. Tegelijk richten ze een overkoepelend capaciteitsbureau op voor het borgen van de planningsexpertise en het ontlasten van de teams.
Organisatie- en roostercultuur bij centraal of decentraal plannen
Het is belangrijk om te kijken of de positionering van het planningsproces aansluit bij je huidige organisatie- en roostercultuur. Is de roostercultuur ondersteunend aan de gewenste positionering? Of zit er een grote gap en daardoor veel weerstand en inefficiëntie? Welk gedrag laten medewerkers, planners en managers in de dagelijkse praktijk zien en wat zegt dit over een goede positionering van de uitvoering? Een paar voorbeelden:
- Als je de verantwoordelijkheid voor de planning decentraal wilt beleggen, is het belangrijk dat afdelingen nu al gewend zijn om met elkaar samen te werken. Wanneer afdelingen niet gewend zijn om met elkaar samen te werken, ben je als organisatie erg kwetsbaar en zal de opvang van personele uitval lastig worden.
- Teams die veel verantwoordelijkheid tonen ten aanzien van het planningsproces, zullen centralisatie als bedreigend ervaren. Hierdoor kan de sfeer omslaan en weerstand ontstaan.
- Er zijn organisaties met een lage rooster-volwassenheid. Deze organisaties kennen weinig standaardisatie in het roosterproces en lossen veel zaken ad hoc op. In deze organisaties zal een decentrale positionering zorgen voor extra chaos.
Aspecten van de roostercultuur
Waar kun je aan denken als het gaat om roostercultuur?
- De mate van samenwerking binnen de organisatie
- Professionaliteit van de teams als het gaat om roosters en bezetting
- Elkaar aanspreken op gemaakte afspraken
- Naleven en borgen van het roosterbeleid
- Stijl van leidinggeven en mate van autonomie
- Gestructureerd overleg over personeelsplanning en verbeteringen
- Mate van zeggenschap van medewerkers in het rooster en verworven rechten
- Plannings-volwassenheid van de organisatie : er gebeuren veel zaken ad hoc, zijn zaken gestandaardiseerd of wordt er bewust gemanaged en geoptimaliseerd?
- De veranderingsbereidheid van medewerkers
Het veranderen van een roostercultuur binnen een organisatie is lastig. Dit vergt heel veel discipline en vaak is het een proces van jaren om op gedragsniveau grote veranderingen te realiseren. Houd daarom bij de positionering van de uitvoering rekening met de huidige cultuur. Zorg dat er niet een te grote gedragswijziging in één keer wordt gevraagd. Kijk of centraal of decentraal plannen aansluit bij jullie cultuur.
Kenmerken van (de)centrale planning
Wat zijn kenmerken van een centrale of decentrale positionering? In onderstaand overzicht staan de belangrijkste aspecten op een rijtje.
| Centraal | Decentraal | |
| Planners | Efficiënt planproces door uniformiteit. Weinig betrokkenheid van de afdeling. | Vooral bezig met calamiteiten. Bezig met belangen van individuen. |
| Belangen | Objectief door positionering als staf | Planners moeten eigen leidinggevende aanspreken |
| Leiding-gevenden | Professionelere ondersteuning bij roosterproces. Minder eigenaarschap in de lijn. | Kennis van formaties en budget beperkt. Grote betrokkenheid. |
| Medewerkers | Grip op wensen: minder vriendjespolitiek. Minder loyaliteit bij problemen. | Veel verworven rechten. Grotere betrokkenheid. |
| Roosters | Bezettingseisen op basis van zorgvraag. Tijdige oplevering van roosters. Consistente naleving beleid. Veel ruilingen/ schaduwroosters. | Formatie wegroosteren ipv zorgvraag. Grote subjectiviteit. Verworven rechten. |
Het overzicht geeft de uitersten weer. In de praktijk komen we vaak ook hybride vormen tegen:
- Roosters worden worden per cluster/RVE gemaakt en de dagsturing wordt centraal opgepakt.
- Basisroosters worden centraal gemaakt en beheerd en de opvang van flexibiliteit gebeurt per cluster.
- Centraal is er een capaciteitsadviseur die totaal overzicht heeft en iedere locatie heeft zijn eigen planner en flexpool.
De inrichting van de planningsorganisatie beweegt vaak. Als het een paar jaar centraal is georganiseerd dan zie je daarna een beweging naar decentrale organisatie om deze voordelen te benutten. Is de planningsorganisatie daarentegen al een paar jaar decentraal georganiseerd, dan is er vaak behoefte aan meer uniformiteit. Telkens speelt de vraag: Wat past bij de organisatie en waar wil je naar toe groeien?
Wie is eindverantwoordelijk voor de planning?
De positionering van het planningsproces zegt nog niets over de verantwoordelijkheden binnen het planningsproces. Wie is eindverantwoordelijk voor het planningsproces en wie is op onderdelen eigenaar?
De eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij iemand van het primaire proces. Deze persoon moet uiteindelijk een keuze maken tussen de belangen van de zorg, de medewerkers en bedrijfsvoering. Bij het primaire proces moet dus ook de verantwoordelijkheid liggen voor het planningsproces.
Het is goed om op álle onderdelen van het planningsproces eigenaars aan te wijzen. Denk hierbij aan verantwoordelijken voor het toekennen van de budgetten, vaststellen van de bezettingseisen, opstellen van capaciteitsplanningen, maken van de roosters, dagsturing en controle op de personele inzet in uren én euro’s. Een centrale proceseigenaar is dan verantwoordelijk voor het totale proces en brengt van daaruit verbetering aan.
Tot slot
In dit artikel is iets verteld over centraal of decentraal plannen. Kern is dat elke variant voor- en nadelen heeft en dat het belangrijk is om deze situationeel af te stemmen op de organisatie en de fase waarin deze zich bevindt. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met de cultuur van de organisatie en te grote gedragsveranderingen te vermijden. Waar je de uitvoering ook positioneert, het primaire proces is altijd eindverantwoordelijk voor het planningsproces. Op onderdelen moet je eigenaren aanwijzen die een stukje van het planningsproces onder hun beheer hebben.
Hoe kunnen wij je helpen?
De positionering van het planproces is een belangrijke keuze. Wil je graag dat Planmen meedenkt bij de afwegingen in jullie organisatie? Neem contact met ons op via 088 – 825 2525.
info@vlirdens.nl
