PSW aan vooravond cultuurverandering

Niet voor het eerst betekent het aanpakken van roostering, planning en capaciteitsmanagement een ingrijpende organisatieverandering. Ook bij PSW is hier sprake van. Na meerdere pogingen om de manier van plannen opnieuw vorm te geven, pakt de zorgorganisatie nu door. Met de hulp van Vlirdens werkt PSW toe naar een nieuwe werkwijze. Een werkwijze die een cultuurverandering betekent.

Over PSW

Al 65 jaar ondersteunt Pedagogisch Sociaal Werk (PSW) kinderen en volwassenen die begeleiding nodig hebben bij het richting geven aan hun eigen leven. PSW biedt ondersteuning bij wonen, dagbesteding, werken, onderwijs en vrije tijd. De organisatie heeft als uitgangspunt dat iedereen telt. De organisatie is vooruitstrevend, maar staat altijd met beide benen op de grond. Inmiddels kent de organisatie ruim 2.200 cliënten, zo’n 450 vrijwilligers en 1.300 medewerkers in Midden- en Noord-Limburg en de Westelijke Mijnstreek. De dienstverlening is onderverdeeld in Dagbesteding, Wonen, Werk, Junior en Thuis.

Urgentie voor nieuwe roosterbeleid

Lange tijd was er bij PSW wel de wens om het proces rondom plannen en roosteren opnieuw vorm te geven, maar ontbrak de noodzaak. Daarom strandde goed bedachte projecten voor een nieuwe manier van plannen. Pas toen gevoeld werd hoe kwetsbaar de organisatie kan zijn in onverwachte situaties, zoals de coronacrisis, werd duidelijk dat de manier van plannen aangepakt moest worden. Suzanne Hanssen, manager Mens & Organisatie en voormalig projectleider roostering, vertelt: “Eigenlijk ben je altijd net te laat als je door urgentie wakker geschud moet worden.”

In de zorg is de werkdruk hoog, zo ook bij PSW. Dat leek lange tijd behapbaar, maar door corona en schaarste op de arbeidsmarkt bleek het tegendeel waar. “Die werkdruk zorgt voor meer uitstroom, verzuim en ongelukkige medewerkers. Daar willen we wat aan doen”, zegt Suzanne, die ook benadrukt dat PSW het in het zorglandschap relatief goed doet. “We hebben PSW altijd goed kunnen runnen en personeel kunnen vinden. De kleinschaligheid spreekt zorgprofessionals aan. Maar ook bij PSW hebben we de noodzakelijke inzet van ZZP’ers door de arbeidskrapte.”

Ondersteuning Vlirdens

Om handen en voeten te geven aan een nieuwe manier van plannen, is de hulp van Vlirdens ingeschakeld. Een interne projectleider trekt het roosterproject. Een bewuste keuze. PSW wil dat kennis in de organisatie landt. De kennis die Vlirdens meebrengt moet niet verloren gaan wanneer ze weer opstapt. “Vroeger waren we wel afhankelijk van externen. Maar we willen dat wat we met Vlirdens oppakken en wat we van Vlirdens-collega’s leren ook echt beklijft in de organisatie.”

Een van die Vlirdens-collega’s die helpt is Bente Kelly. De consultant is er vanaf het begin bij. Haar valt meteen op: “Er is een projectgroep die het onderwerp echt omarmt. Leden van de groep zijn enthousiast en voelen de urgentie. Het besef is er dat het nodig is om de strategie, manier van plannen, en daarna capaciteitsmanagement aan te pakken om passende zorg te blijven leveren. Dat is altijd spannend. Want het vraagt om een cultuurverandering.”

Een nieuw PSW

Bente adviseert over de inhoud. Ze schrijft bijvoorbeeld het nieuwe roosterbeleid en denkt daarin mee over welke keuzes er gemaakt moeten worden. “Ik zorg er ook voor dat we over de juiste onderwerpen praten die in het beleid verwerkt worden. Hoe moet de planorganisatie eruitzien? Wie maakt de roosters? Op welke manier faciliteren we dat medewerkers invloed hebben op hun rooster?”

Die keuzes hebben gevolgen voor hoe PSW te werk gaat, bijvoorbeeld op het gebied van mobiliteit. “Dat is dus bij uitstek een cultuurvraagstuk. We willen personeel uitwisselbaar maken over disciplines heen en een uniforme manier van werken vinden. Maar hoe brengen we dat over aan personeel dat lang in dienst is? We willen geen dingen verplichten. Tegelijkertijd willen we wel meer als één PSW gaan werken. De nieuwe planorganisatie is maatwerk en fijngevoelig. Gelukkig wordt het project breed uitgedragen, ook onder meerdere OR-leden”, aldus Suzanne.

Die verandering is pas net begonnen. De eerste stap is dat het draagvlak voor het project gecreëerd is. Suzanne: “We willen nu de basis op orde krijgen. Idealiter heb je meteen een lange termijnstrategie. Maar in dit soort organisaties leer je vaak andersom. Als de operatie goed plant, hebben we de rust om niveaus hoger te gaan kijken. Een strategie kan door bollebozen en managementteams bedacht worden en in een rapport vastgelegd worden, maar de medewerkers in de uitvoering kunnen daar vaak niks mee. Hen moeten we eerst meenemen in het project.”

Over de Samenwerking

Hoe het tot nu toe gaat? Daarover zegt Suzanne gevat: “Ik zou niet meedoen aan een interview als ik niet tevreden zou zijn. Ik ben, ondanks de cultuurverandering, heel erg voorstander van dit thema en ben blij met de kennis die Vlirdens brengt. Maar mijn doel is wel dat we die kennis in de organisatie borgen. Het onderwerp mag niet klaar zijn als Vlirdens vertrekt.” Daaraan voegt Bente toe: “Wij kijken ook vanuit die bril. We willen ervoor zorgen dat iedereen die een rol heeft in de planning in zijn kracht staat. Er is niks ergers dan weggaan na veel inspanning en dat er niks beklijft. Maar ik verwacht dat dat goedkomt. Er is veel positieve energie bij PSW en iedereen wil heel graag. Dat werkt heel fijn.”