Het planbureau

Wat is een planbureau?

Het planbureau ondersteunt de klant, de leidinggevende en de medewerkers bij het planningsproces. Dit betekent dat het planbureau zorg draagt voor de periodiek terugkerende planningscyclus. Deze cyclus bestaat uit 6 stappen: voorspellen, plannen, roosteren, (bij)sturing en rapporteren, analyseren en adviseren over deze cyclus (Vlirdens Planningsschijf van Zes)

Hierbij is het uitgangspunt om de klantvraag (operatie) te verbinden aan de juiste medewerkers (fte – kwalitatief en kwantitatief). Natuurlijk mag je gezond roosteren en het budget van de organisatie hierbij niet uit het oog verliezen.

Plannen is een vak

Plannen is een vak en daardoor moet binnen het planbureau de juiste expertise aanwezig zijn. Voor alle onderdelen van het WFM proces moeten professionals aanwezig zijn om het planproces te ondersteunen en te verbeteren. Daarnaast is het belangrijk dat het planbureau een goede samenwerking heeft met het flexbureau of dat het flexbureau onderdeel vormt van het planbureau.

De voordelen

De voordelen van een planbureau voor de medewerkers zijn:

• op basis van individuele en/of collectieve behoefte wordt het basisrooster samen afgestemd
• kwalitatief en kwantitatief goede dienstroosters
• gezonde roosters, conform cao en Arbeidstijdenwet
• meer eigen regie op de werktijden
• voldoende (gekwalificeerde) professionals voor de productie
• verlof en studie worden in de roosters meegenomen

De voordelen voor de organisatie/leidinggevende:

• forecasten, plannen en roosteren is een vak en wordt verzorgd door vakkundige professionals
• leidinggevende kan zich volledig richten op de inhoudelijke aansturing en coaching van het team
• personele inzet wordt gecoördineerd vanuit één plek in de organisatie
• deskundigheid en kwaliteit m.b.t. de inzet van medewerkers is geborgd bij planprofessionals
• continuïteit in de wijze waarop de personele inzet tot stand komt
• regie en controle op het ‘te werken aantal uren’ van medewerkers
• personele inzet is gebaseerd op klantvraag
• regie en controle op het plannen van het  op te nemen verlof, (afbouw verlofstuwmeer)
• openstaande diensten worden direct in de planning meegenomen
• regie en controle op evenwichtige spreiding van scholing
• efficiency slag doordat uitruil kan plaatsvinden van medewerkers tussen afdelingen (lenen bij de buren), dit doordat goed zicht (centraal) op de capaciteit in de gehele organisatie is
• zicht op de uren inzet per afdeling, locatie en/of dienst
• de risico’s van slecht roosteren, (extra) kosten en ontevredenheid bij de medewerker, wordt geminimaliseerd
• verstoringen, bijvoorbeeld ad hoc verzuim, in het rooster worden direct opgepakt

Opzetten planbureau

Plant je organisatie centraal of wil men centraal gaan plannen? Vlirdens ondersteunt je in het opzetten van het planbureau.

Uitbesteden

Vaak wordt een centraal planbureau ook gebruikt als opstap naar het uitbesteden van de planning. Alle processen zijn dan namelijk reeds op orde waardoor de stap hiernaar klein is.